Với nhiều đối tác Trung Quốc, quan hệ cá nhân và thể diện có sức nặng rất lớn, đàm phán thường đi qua nhiều vòng, bữa tiệc là một phần của công việc, và hợp đồng đôi khi được xem như điểm khởi đầu của một mối quan hệ hơn là điểm kết thúc của đàm phán. Hiểu điều đó giúp người buôn Việt tránh được nhiều hiểu lầm.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Mình nói những nét khái quát để chuẩn bị, không phải để đóng khung. Trung Quốc là một đất nước rộng lớn, doanh nhân ở mỗi vùng, mỗi thế hệ, mỗi loại hình công ty có cách làm việc khác nhau rất nhiều.
Quan hệ trước, giao dịch sau
Trong tiếng Trung có một chữ thường được nhắc khi nói về kinh doanh là quan hệ, chỉ mạng lưới những người quen biết, tin cậy và giúp đỡ lẫn nhau. Với nhiều doanh nhân, làm ăn với người đã quen, có người giới thiệu, thì yên tâm hơn làm với người lạ.
Vì thế giai đoạn đầu có thể dành nhiều thời gian cho việc làm quen: uống trà, ăn cơm, hỏi chuyện gia đình, quê quán. Đó không phải thời gian lãng phí, mà là lúc hai bên đánh giá nhau.
Một lời giới thiệu từ người mà cả hai bên cùng tin cậy có thể mở cánh cửa nhanh hơn nhiều thư chào hàng. Nhưng chính vì thế, người giới thiệu cũng đặt uy tín của họ vào bạn, đừng làm họ mất mặt.
Quan hệ tốt không thay thế được chất lượng và giá cả hợp lý. Nó chỉ giúp hai bên có cơ hội và kiên nhẫn với nhau hơn.
Thể diện: giữ cho người khác, giữ cho mình
Thể diện là một khái niệm quen thuộc với cả người Việt, nên người buôn Việt thường hiểu nhanh. Làm ai đó mất mặt trước đồng nghiệp hay cấp dưới, như bác bỏ thẳng thừng ý kiến của họ trước đám đông, có thể làm hỏng cả mối quan hệ.
Khi có bất đồng, nên trao đổi riêng, dùng cách nói mềm, cho đối phương lối thoát. Thay vì nói anh sai rồi, hãy thử nói có lẽ bên em chưa trình bày rõ, mình cùng xem lại số liệu này.
Thể diện cũng thể hiện qua thứ bậc. Người có chức vụ cao thường được giới thiệu trước, ngồi ở vị trí trang trọng, được mời nâng ly đầu tiên. Đoàn của bạn nên có người tương xứng về cấp bậc với người đứng đầu phía bên kia.
Cho đối phương thể diện không có nghĩa là nhượng bộ về nội dung. Bạn vẫn giữ quyền lợi của mình, chỉ là đi đường mềm hơn.
Bàn tiệc là một phần của công việc
Tiệc tiếp khách thường diễn ra ở bàn tròn, món ăn được bày nhiều và chia chung. Chủ nhà hay gọi dư món để thể hiện sự hiếu khách. Chỗ ngồi thường có thứ tự, khách quan trọng ngồi ở vị trí đối diện cửa hoặc cạnh chủ nhà.
Nâng ly chúc mừng diễn ra nhiều lần trong bữa. Bạn không bắt buộc phải uống rượu mạnh. Có thể nói lịch sự lý do sức khoẻ hay lái xe, và nâng ly trà hay nước ngọt. Điều quan trọng là tham gia vào không khí.
Bữa tiệc ít khi là nơi chốt điều khoản, nhưng là nơi hai bên hiểu nhau hơn, và đôi khi những vướng mắc được gỡ nhẹ nhàng ở đây. Đáp lễ bằng một bữa mời lại khi đối tác sang Việt Nam là cách thể hiện có qua có lại.
Hãy giữ chừng mực. Một người say xỉn trong bữa tiệc làm ăn thường không để lại ấn tượng đáng tin cậy, ở bất kỳ nền văn hoá nào.
Đàm phán nhiều vòng và hợp đồng
Đàm phán với nhiều đối tác Trung Quốc có thể kéo dài qua nhiều vòng, mỗi vòng nhượng một chút. Hãy chuẩn bị tâm lý và chuẩn bị các bước nhượng bộ từ trước, đừng đưa hết ở vòng đầu.
Sau khi ký hợp đồng, đôi khi phía bên kia vẫn đề nghị điều chỉnh khi hoàn cảnh thay đổi, vì họ coi hợp đồng là một phần của quan hệ đang tiếp diễn. Người quen coi hợp đồng là bất di bất dịch có thể thấy khó chịu.
Cách làm tốt là vẫn ghi hợp đồng thật chi tiết: quy cách, tiêu chuẩn kiểm hàng, thời hạn, điều khoản thanh toán, cách giải quyết tranh chấp. Chi tiết rõ ràng giúp mọi cuộc điều chỉnh sau này có điểm tựa.
Với hàng nhập từ Trung Quốc, việc kiểm hàng trước khi giao bởi người của mình hoặc bên thứ ba là thói quen tốt, giống như với mọi thị trường khác.
Quà tặng, con số và những điều nên chú ý
Tặng quà là phong tục phổ biến. Quà nên trang nhã, gói đẹp, màu đỏ hay vàng thường được coi là may mắn. Đặc sản Việt Nam như trà, cà phê, đồ thủ công thường được đón nhận.
Có vài điều kiêng thường được nhắc: tránh tặng đồng hồ để bàn hay đồng hồ treo tường vì cách đọc gần với từ liên quan tới tang lễ, tránh con số bốn vì phát âm gần với chữ tử. Con số tám thì thường được ưa chuộng.
Người nhận đôi khi từ chối vài lần trước khi nhận quà, như một phép lịch sự, nên đừng vội nghĩ họ không thích.
Câu hỏi cho bạn: trong lần làm việc tới với đối tác Trung Quốc, bạn đã có ai là người quen chung để giới thiệu, hay đang bắt đầu từ con số không?
Câu hỏi thường gặp
Có cần biết tiếng Trung để làm ăn với đối tác Trung Quốc không?
Không bắt buộc nhưng rất có lợi, vì nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bên đó không dùng tiếng Anh thành thạo. Một phiên dịch đáng tin cậy và hiểu ngành hàng là khoản đầu tư xứng đáng.
Hợp đồng với đối tác Trung Quốc nên dùng ngôn ngữ nào?
Thường dùng song ngữ hoặc tiếng Anh, và cần ghi rõ bản nào ưu tiên khi có khác biệt. Nên nhờ người thạo cả hai ngôn ngữ và luật đọc kỹ trước khi ký.
Từ chối uống rượu trong bữa tiệc có bị mất lòng không?
Thường không, nếu từ chối lịch sự và vẫn tham gia nâng ly bằng đồ uống khác. Nhiều doanh nhân hiện nay cũng không còn ép rượu như trước.
Đối tác đề nghị sửa hợp đồng sau khi ký thì sao?
Có thể lắng nghe lý do và thương lượng, nhưng mọi thay đổi phải có lợi ích cân bằng và được lập thành văn bản. Bạn có quyền giữ điều khoản đã ký nếu thay đổi không hợp lý.
Tìm đối tác Trung Quốc uy tín bằng cách nào?
Qua hội chợ chuyên ngành, giới thiệu của người quen, hiệp hội, và kiểm tra thông tin doanh nghiệp. Nên đến thăm nhà máy hoặc thuê bên thứ ba kiểm tra trước giao dịch lớn.
