Nhiều đối tác Hàn Quốc làm việc với nhịp rất nhanh, coi trọng thứ bậc và tuổi tác trong giao tiếp, và đặt nặng sự gắn bó tình cảm một khi đã tin nhau. Đáp ứng nhanh, tôn trọng cấp bậc và giữ đúng lời đã hứa là ba điều giúp người buôn Việt làm việc suôn sẻ với họ.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp Hàn Quốc đầu tư, nên nhiều người Việt đã quen làm việc với họ ở vai trò nhân viên. Làm việc ở vai trò đối tác buôn bán thì có những điều khác. Những gì mình kể là nét chung để chuẩn bị, mỗi người mỗi khác.
Nhịp nhanh: hỏi hôm nay, muốn có câu trả lời hôm nay
Người Hàn có một cụm từ thường được nhắc khi nói về văn hoá làm việc của họ, nghĩa là nhanh lên nhanh lên. Nhiều đối tác Hàn mong phản hồi nhanh, báo giá nhanh, mẫu nhanh, và quyết định cũng nhanh khi người có thẩm quyền đã đồng ý.
Với nhà cung cấp, điều này vừa là cơ hội vừa là áp lực. Ai trả lời nhanh và đủ thường được ưu tiên. Nhưng hứa nhanh mà làm không kịp thì mất điểm còn nặng hơn.
Cách làm khôn ngoan là trả lời nhanh để khách biết bạn đã nhận và đang xử lý, kèm mốc thời gian cụ thể cho câu trả lời đầy đủ. Một phản hồi trong vài giờ, dù chỉ để xác nhận, tốt hơn im lặng ba ngày rồi gửi câu trả lời hoàn hảo.
Đừng để áp lực tốc độ đẩy bạn vào những cam kết quá sức về thời gian giao hàng. Hãy nói rõ giới hạn của mình, đề xuất phương án nhanh nhất có thể làm thật.
Thứ bậc và tuổi tác
Trong giao tiếp, tuổi tác và chức vụ có ảnh hưởng lớn tới cách xưng hô, ai nói trước, ai ngồi đâu. Người lớn tuổi hoặc cấp cao thường được mời trước, được rót đồ uống trước.
Khi gặp đoàn đối tác, hãy tìm hiểu trước ai là người đứng đầu, chào họ trước, trao danh thiếp cho họ trước. Đoàn bên mình cũng nên có người có chức vụ tương xứng tham dự những buổi quan trọng.
Quyết định thường được đưa ra theo chiều từ trên xuống. Người bạn làm việc hằng ngày có thể nhiệt tình nhưng cần xin ý kiến cấp trên. Hiểu điều này giúp bạn biết khi nào nên đề nghị gặp người có thẩm quyền.
Người Việt mình cũng có văn hoá kính trên nhường dưới, nên đây thường là chỗ dễ hoà hợp. Chỉ cần thể hiện nó một cách tự nhiên và đúng mực.
Bữa tối sau giờ làm
Ăn tối và uống cùng nhau sau giờ làm là một phần quen thuộc của văn hoá công sở Hàn Quốc. Với đối tác, đó là dịp xích lại gần nhau, nói những chuyện khó nói ở phòng họp.
Có vài phép lịch sự hay được nhắc: rót đồ uống cho người khác chứ không tự rót cho mình, rót và nhận ly từ người lớn tuổi hơn bằng hai tay, và khi uống trước người lớn tuổi hơn thì hơi quay mặt sang bên.
Bạn không bắt buộc phải uống nhiều. Văn hoá này đang thay đổi, nhiều người trẻ và nhiều công ty đã bớt ép uống. Từ chối khéo vì lý do sức khoẻ vẫn được chấp nhận.
Nếu có thể, mời lại đối tác một bữa cơm Việt khi họ sang làm việc. Có qua có lại là điều được trân trọng ở cả hai nền văn hoá.
Tình cảm gắn bó và giữ lời
Người Hàn hay nói về một thứ tình cảm gắn bó hình thành qua thời gian làm việc và chia sẻ cùng nhau. Khi đã có sự gắn bó đó, đối tác có thể rất trung thành và sẵn lòng giúp đỡ khi bạn gặp khó.
Nhưng chính vì coi trọng tình cảm, sự thất hứa cũng bị nhớ rất lâu. Một lần giao hàng trễ không báo, một lần đổi điều kiện đột ngột có thể khiến đối tác cảm thấy bị phản bội, chứ không chỉ là một sự cố kinh doanh.
Vì vậy hãy cẩn thận với những lời hứa xã giao. Câu để bên em lo cho, nói trong bữa tiệc vui vẻ, cũng được nhớ như một lời cam kết.
Giữ liên lạc đều đặn, hỏi thăm vào các dịp lễ lớn của Hàn Quốc như Tết âm lịch, Tết Trung thu của họ, cũng là cách nuôi sự gắn bó.
Tiêu chuẩn và sự cạnh tranh
Thị trường Hàn Quốc cạnh tranh mạnh và người tiêu dùng khá khắt khe về chất lượng, mẫu mã, bao bì. Hàng xuất sang đó cần đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định nhãn mác riêng, nên hỏi kỹ nhà nhập khẩu.
Đối tác Hàn thường so sánh nhiều nhà cung cấp, và sẵn lòng chuyển nếu thấy lợi hơn rõ rệt. Sự gắn bó tình cảm giúp bạn có cơ hội giải thích và sửa, nhưng không thay được năng lực.
Hiệp định thương mại song phương giữa Việt Nam và Hàn Quốc giúp nhiều mặt hàng được ưu đãi thuế, với điều kiện đáp ứng quy tắc xuất xứ. Hỏi kỹ đối tác và cơ quan cấp giấy về điều này.
Câu hỏi cho bạn: khi một khách Hàn nhắn tin lúc tối hỏi một câu gấp, bạn đã có ai trong đội có thể trả lời trong vòng vài giờ chưa?
Câu hỏi thường gặp
Có cần biết tiếng Hàn để làm ăn với đối tác Hàn Quốc không?
Không bắt buộc, nhiều giao dịch dùng tiếng Anh hoặc qua phiên dịch. Ở Việt Nam có khá nhiều người thạo tiếng Hàn, nên thuê phiên dịch hiểu ngành là lựa chọn thực tế.
Đối tác Hàn có hay mặc cả không?
Nhiều đối tác Hàn đàm phán giá khá chặt và so sánh nhiều nhà cung cấp. Chuẩn bị giá có lý lẽ rõ ràng và các phương án thay thế giúp đàm phán hiệu quả hơn.
Tặng quà cho đối tác Hàn nên chọn gì?
Quà đặc sản Việt Nam gói đẹp, giá trị vừa phải thường được đón nhận. Nên trao và nhận bằng hai tay, và tìm hiểu chính sách nhận quà của công ty đối tác.
Vì sao đối tác Hàn hay đổi người liên lạc?
Nhân sự ở một số công ty luân chuyển khá thường xuyên. Nên giữ quan hệ với nhiều người trong công ty đối tác và lưu hồ sơ giao dịch rõ ràng để người mới nắm được.
Làm sao trả lời nhanh mà không hứa quá sức?
Trả lời ngay để xác nhận đã nhận và hẹn thời điểm có câu trả lời đầy đủ. Mọi cam kết về giao hàng chỉ đưa ra sau khi đã kiểm tra năng lực sản xuất.
