Làm ăn với đối tác Nhật Bản, điều cần hiểu đầu tiên là họ thường coi trọng sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chất lượng đồng đều tới từng chi tiết nhỏ, sự đúng giờ, và ra quyết định theo đồng thuận nội bộ. Vì vậy giai đoạn đầu có thể chậm, nhưng khi đã tin nhau thì quan hệ thường bền và kéo dài nhiều năm.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Trước khi vào chuyện, mình nói trước một câu: đây là những nét khái quát hay gặp, giúp bạn chuẩn bị, chứ không phải khuôn đúc cho mọi người. Mỗi công ty, mỗi người một khác, và người trẻ đi nhiều nơi thường linh hoạt hơn nhiều.
Sự chuẩn bị và câu hỏi tỉ mỉ
Nhiều nhà cung cấp Việt Nam lần đầu làm với khách Nhật thường ngạc nhiên vì số lượng câu hỏi. Họ hỏi nguyên liệu từ đâu, quy trình từng công đoạn, cách kiểm tra, ai chịu trách nhiệm, xử lý thế nào khi có lỗi. Có khi hỏi đi hỏi lại cùng một ý bằng nhiều cách.
Đừng coi đó là nghi ngờ hay làm khó. Với họ, hiểu kỹ trước khi bắt đầu là cách giảm rủi ro về sau. Trả lời rõ ràng, có tài liệu, có số liệu thật, sẽ được đánh giá cao.
Ngược lại, câu trả lời mơ hồ kiểu chắc không sao đâu hay bên em làm được hết là điều làm khách Nhật lo lắng. Nếu chưa biết, hãy nói chưa biết và hẹn ngày trả lời.
Khi gặp mặt, hãy chuẩn bị tài liệu in sẵn, giới thiệu công ty ngắn gọn có trật tự, và đến đúng giờ, thậm chí sớm vài phút. Đến muộn mà không báo trước là một khởi đầu không tốt.
Danh thiếp và cử chỉ nhỏ
Trao đổi danh thiếp ở Nhật là một nghi thức nhỏ nhưng được coi trọng. Thường người ta trao và nhận bằng hai tay, hơi cúi người, xoay mặt chữ về phía người nhận để họ đọc được.
Khi nhận danh thiếp, hãy nhìn nó một chút, đọc tên và chức danh, rồi đặt lên bàn trước mặt trong lúc họp thay vì nhét ngay vào túi quần. Viết ghi chú lên danh thiếp của người khác ngay trước mặt họ thường bị coi là thiếu tôn trọng.
Mang đủ danh thiếp, nhất là khi phía Nhật đi nhiều người. Hết danh thiếp giữa buổi là một chi tiết khiến mình kém chuyên nghiệp.
Những cử chỉ này không cần làm hoàn hảo. Người Nhật thường hiểu người nước ngoài không quen, nhưng thấy bạn chịu tìm hiểu là đã có thiện cảm.
Đồng thuận nội bộ: chậm lúc đầu, nhanh lúc sau
Nhiều công ty Nhật ra quyết định qua quá trình bàn bạc, xin ý kiến nhiều bộ phận trước khi chốt. Người bạn gặp trong buổi đàm phán có thể không phải người quyết định cuối cùng, và họ cần thời gian về thuyết phục nội bộ.
Vì vậy đừng hối thúc trả lời ngay tại bàn. Thay vào đó, hãy giúp người đối diện có đủ tài liệu, số liệu để trình bày lại với đồng nghiệp. Bạn đang giúp họ bán ý tưởng của bạn trong công ty họ.
Điều thú vị là khi quyết định đã được đưa ra, việc triển khai thường nhanh và ít thay đổi, vì mọi bộ phận đã đồng ý từ trước. Sự chậm ở đầu đổi lấy sự chắc ở sau.
Đổi ngược lại, nếu sau khi đã thống nhất mà bạn thay đổi điều kiện, bạn đang buộc họ phải làm lại cả quá trình nội bộ. Điều này gây phiền và mất tín nhiệm.
Hiểu lời từ chối và lời đồng ý
Trong giao tiếp, nhiều người Nhật tránh nói không một cách thẳng thừng. Một câu như việc này hơi khó hoặc bên này sẽ xem xét thêm đôi khi mang nghĩa từ chối lịch sự.
Ngược lại, tiếng vâng trong lúc nghe thường chỉ có nghĩa là người ta đang nghe và hiểu bạn nói gì, chưa chắc là đồng ý. Người mới hay vui mừng quá sớm vì những tiếng vâng đó.
Cách tránh hiểu lầm là xác nhận lại bằng văn bản sau buổi họp, và hỏi những câu mở như anh chị thấy điểm nào cần điều chỉnh thêm. Để ý cả không khí và sự im lặng, im lặng không phải lúc nào cũng là đồng ý.
Còn về phía mình, khi không làm được điều khách yêu cầu, hãy nói rõ nhưng mềm mỏng, kèm lý do và phương án thay thế. Khách Nhật quý sự thẳng thắn có trách nhiệm hơn lời hứa không giữ được.
Chất lượng và quan hệ lâu dài
Thị trường Nhật nổi tiếng khắt khe về chất lượng, không chỉ chất lượng sử dụng mà cả hình thức: vết xước nhỏ, nhãn dán lệch, thùng carton móp có thể khiến hàng bị đánh giá thấp. Đóng gói và trình bày là một phần của chất lượng.
Khi có lỗi, khách Nhật thường muốn hiểu nguyên nhân gốc và biện pháp phòng ngừa, không chỉ muốn bồi thường. Một báo cáo khắc phục nghiêm túc được coi trọng hơn lời xin lỗi.
Đổi lại, nhiều doanh nghiệp Nhật có xu hướng gắn bó lâu với nhà cung cấp đáng tin, ít đổi chỉ vì chênh lệch giá nhỏ. Họ có thể cùng nhà cung cấp cải tiến qua nhiều năm.
Câu hỏi cho bạn: quy trình của xưởng bạn hiện nay có đủ để trả lời mọi câu hỏi tỉ mỉ của một khách Nhật không, hay vẫn đang nằm trong đầu vài người thợ giỏi?
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng quà cho đối tác Nhật không?
Tặng quà là một phần văn hoá ở Nhật, thường là quà nhỏ, gói cẩn thận, như đặc sản địa phương. Nên tránh quà quá đắt khiến người nhận khó xử, và tìm hiểu quy định nhận quà của công ty họ.
Làm việc với khách Nhật có cần biết tiếng Nhật không?
Không bắt buộc, nhiều giao dịch dùng tiếng Anh hoặc qua phiên dịch. Nhưng biết vài câu chào hỏi và có tài liệu tiếng Nhật cơ bản sẽ tạo thiện cảm và giảm hiểu lầm.
Vì sao khách Nhật đặt đơn thử nhỏ trước?
Đó là cách họ kiểm tra năng lực và sự ổn định của nhà cung cấp với rủi ro thấp. Làm tốt các đơn thử nhỏ là con đường phổ biến để nhận đơn lớn hơn về sau.
Gửi thư cho khách Nhật nên lưu ý gì?
Thư nên trang trọng, có lời chào và lời cảm ơn, trình bày có thứ tự, trả lời đủ các câu hỏi. Tránh viết quá suồng sã hoặc quá ngắn gọn với người mới quen.
Khách Nhật có mặc cả nhiều không?
Nhiều khách Nhật ít mặc cả kiểu nhiều vòng, mà muốn giá hợp lý có giải thích rõ ràng ngay từ đầu. Họ có thể đề nghị cùng tìm cách giảm chi phí bằng cải tiến quy trình hơn là ép giá đơn thuần.
