Mã số hàng hoá là tấm thẻ căn cước của món hàng khi đi qua biên giới. Nó quyết định thuế suất áp vào lô hàng, hàng có cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không, và có được hưởng ưu đãi theo hiệp định thương mại nào không. Phân loại sai thì có thể bị truy thu thuế, bị phạt, hoặc hàng nằm ở cảng chờ làm rõ.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Mã số hàng hoá nghe giống chuyện của nhân viên hải quan, nhưng người buôn nào từng bị giữ hàng vì nó thì sẽ nhớ suốt đời. Tập này mình nói vì sao có hệ thống mã này, vì sao một món hàng có thể cãi nhau mãi không xong về mã, và cách tự bảo vệ mình.
Mã số hàng hoá từ đâu mà các nước cùng dùng?
Các nước cần một ngôn ngữ chung để gọi tên hàng hoá. Nếu nước này gọi là đồ chơi, nước kia gọi là dụng cụ giáo dục, thì thống kê, thuế và đàm phán thương mại sẽ rối tung. Vì thế có một danh mục phân loại hàng hoá chung do Tổ chức Hải quan Thế giới xây dựng và cập nhật định kỳ.
Danh mục này chia hàng hoá theo các phần, chương, nhóm, phân nhóm, đi từ nguyên liệu thô tới hàng chế biến sâu. Những chữ số đầu của mã dùng chung giữa các nước tham gia, còn mỗi nước có thể thêm chữ số chi tiết hơn cho riêng mình.
Nhờ vậy một món hàng xuất từ Việt Nam sang nước khác được hai bên hiểu gần như giống nhau ở phần mã chung. Nhưng phần chi tiết của mỗi nước có thể khác, nên mã ở nước mua không phải lúc nào cũng trùng hoàn toàn với mã bạn khai ở nhà.
Danh mục được sửa đổi theo chu kỳ để theo kịp hàng hoá mới. Mã bạn dùng năm trước chưa chắc còn đúng năm nay, nên lâu lâu cần kiểm lại.
Vì sao cùng một món hàng mà người này phân loại khác người kia?
Hàng hoá đời thực không phải lúc nào cũng nằm gọn trong một ô. Một chiếc đèn có loa phát nhạc là đèn hay là loa. Một bộ quà tặng gồm bánh, trà và cái cốc thì phân loại theo thứ gì. Một loại bột trộn sẵn gồm nhiều thành phần thì tính theo thành phần nào.
Danh mục có các quy tắc tổng quát để giải những ca như vậy, chẳng hạn ưu tiên mô tả cụ thể hơn mô tả chung, hay xét theo thành phần tạo nên đặc tính chủ yếu của món hàng. Nhưng áp quy tắc vào thực tế vẫn đòi hỏi hiểu rõ cấu tạo, công dụng và cách đóng gói của hàng.
Chính vì vậy doanh nghiệp và hải quan có lúc nhìn khác nhau. Doanh nghiệp có thể chọn mã có thuế thấp hơn, hải quan có thể cho rằng mã khác mới đúng. Chênh lệch mấy chữ số có khi là chênh lệch đáng kể về tiền thuế.
Một sai lầm hay gặp là chép mã từ lô hàng của người khác hoặc từ mạng mà không xem hàng của mình có giống thật không. Hai sản phẩm cùng tên gọi thương mại có thể khác hẳn về chất liệu hay công dụng.
Phân loại sai thì chuyện gì xảy ra?
Nếu khai mã có thuế thấp hơn mã đúng, doanh nghiệp có thể bị truy thu phần thuế thiếu, kèm tiền chậm nộp và có thể bị phạt. Điều này có thể xảy ra cả sau khi hàng đã thông quan, khi cơ quan hải quan kiểm tra lại hồ sơ.
Nếu mã đúng thuộc diện cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành mà bạn khai sang mã không cần, hàng có thể bị giữ lại cho tới khi bổ sung đủ giấy tờ. Trong lúc đó phí lưu container, lưu bãi cứ chạy.
Với hàng xuất khẩu, mã sai còn có thể làm hỏng giấy chứng nhận xuất xứ, khiến người mua ở nước nhập không được hưởng thuế ưu đãi như họ tính. Khi ấy họ sẽ quay lại hỏi bạn, và chữ tín của bạn bị ảnh hưởng.
Ngược lại, khai mã có thuế cao hơn mức đúng thì bạn tự trả thừa, và việc xin lại tiền thường tốn công. Nên mục tiêu không phải là mã thuế thấp nhất, mà là mã đúng nhất.
Làm sao để chắc mình dùng đúng mã?
Cách thứ nhất là chuẩn bị hồ sơ mô tả hàng thật kỹ: chất liệu, thành phần, công dụng chính, cách hoạt động, ảnh chụp, tài liệu kỹ thuật. Người phân loại chỉ đúng được khi hiểu đúng món hàng.
Cách thứ hai là hỏi đại lý hải quan có kinh nghiệm với dòng hàng đó, và hỏi luôn cả khách hàng hoặc nhà cung cấp nước ngoài xem họ đang dùng mã nào ở bên kia. Ba nguồn khớp nhau thì yên tâm hơn.
Cách thứ ba, với hàng phức tạp hoặc giá trị lớn, là đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số. Thủ tục này giúp doanh nghiệp có câu trả lời chính thức trước khi hàng tới cảng. Hồ sơ và điều kiện cụ thể cần hỏi trực tiếp cơ quan hải quan.
Cuối cùng, lưu lại mọi giấy tờ giải thích vì sao bạn chọn mã đó. Khi có kiểm tra lại, hồ sơ cẩn thận là cách chứng minh bạn đã làm việc ngay thẳng.
Mã hàng liên quan gì tới chuyện đàm phán với khách?
Khi bạn chào giá cho khách nước ngoài, họ sẽ tính cả thuế nhập khẩu bên họ. Mã hàng quyết định mức thuế ấy. Một sản phẩm có thể thuộc mã chịu thuế cao ở nước họ chỉ vì một chi tiết thiết kế.
Người bán hiểu chuyện này có thể bàn với khách từ sớm: sửa cách đóng gói, tách bộ sản phẩm, hay ghi rõ công dụng để hàng được phân loại đúng bản chất. Không phải để lách thuế, mà để tránh bị xếp nhầm sang nhóm không đúng với hàng.
Đây cũng là chỗ để thể hiện bạn là đối tác hiểu nghề. Khách nước ngoài quý nhà cung cấp biết hỏi họ: bên anh nhập mã nào, có giấy tờ gì bên anh cần mình chuẩn bị không.
Một câu hỏi đúng lúc về mã hàng có khi giúp khách tiết kiệm nhiều hơn cả một lần giảm giá.
Câu hỏi thường gặp
Tra mã số hàng hoá ở đâu?
Biểu thuế và danh mục hàng hoá được cơ quan hải quan công bố, và có thể tra trên cổng thông tin của hải quan. Tuy vậy tự tra chỉ là bước đầu, với hàng phức tạp nên hỏi đại lý có kinh nghiệm hoặc đề nghị hải quan xác định trước.
Mã hàng ở Việt Nam và nước nhập khẩu có giống nhau không?
Phần chữ số đầu theo danh mục chung thường giống nhau, nhưng phần chi tiết mỗi nước có thể khác. Vì vậy nên hỏi khách hoặc đại lý bên nước nhập về mã họ dùng.
Xác định trước mã số hàng hoá là gì?
Là việc doanh nghiệp đề nghị cơ quan hải quan ra văn bản xác định mã cho một mặt hàng trước khi làm thủ tục. Điều kiện và hồ sơ cụ thể cần hỏi trực tiếp cơ quan hải quan vì có thể thay đổi.
Hàng bộ gồm nhiều món thì phân loại thế nào?
Danh mục có quy tắc riêng cho hàng đóng bộ để bán lẻ, thường xét món nào tạo nên đặc tính chủ yếu của cả bộ. Mỗi trường hợp khác nhau nên cần mô tả kỹ và hỏi người có chuyên môn.
Đã thông quan rồi có bị kiểm tra lại mã không?
Có thể. Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra sau thông quan trong thời hạn luật định, và nếu thấy sai có thể truy thu, xử phạt. Vì vậy cần lưu đầy đủ hồ sơ giải thích cách phân loại.
