Nhiều đối tác Đức và Bắc Âu có xu hướng nói thẳng, rất đúng giờ, làm việc theo kế hoạch và văn bản, tách bạch chuyện riêng với công việc, và ngày càng quan tâm tới tiêu chuẩn môi trường, điều kiện lao động trong chuỗi cung ứng. Người buôn Việt làm việc với họ nên trả lời rõ ràng, có số liệu, và giữ đúng lịch đã hẹn.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Gộp Đức với các nước Bắc Âu trong một tập là một cách đơn giản hoá, vì mỗi nước có nét riêng. Nhưng với người buôn Việt mới làm thị trường này, có một số điểm chung đủ để chuẩn bị. Và dĩ nhiên, mỗi người mỗi khác.
Nói thẳng không có nghĩa là thô lỗ
Người Việt mình thường nói vòng, giữ hoà khí, tránh làm người khác mất lòng. Nhiều đối tác Đức và Bắc Âu lại quen nói thẳng: cái này không đạt, giá này quá cao, chúng ta không thể nhận điều kiện này.
Lần đầu nghe, có người thấy bị xúc phạm. Nhưng với họ, nói thẳng là tôn trọng thời gian và trí tuệ của người nghe. Họ đánh giá vấn đề, không đánh giá con người.
Ngược lại, khi bạn nói vòng kiểu để bên em cố gắng xem sao, họ có thể hiểu là đồng ý. Rồi tới khi bạn không làm được, họ thấy bị lừa. Hãy nói rõ cái gì làm được, cái gì không, cái gì chưa chắc.
Một lời từ chối rõ ràng kèm lý do và phương án khác thường được tôn trọng hơn một lời hứa mập mờ.
Đúng giờ, đúng lịch, đúng kế hoạch
Đúng giờ ở đây không phải phép lịch sự, mà gần như một điều kiện tối thiểu. Đến họp trễ vài phút mà không báo có thể để lại ấn tượng xấu. Lịch họp, lịch giao mẫu, lịch giao hàng đều được ghi lại và theo dõi.
Nhiều đối tác thích lên kế hoạch từ rất sớm, có khi đặt hàng cho mùa sau từ nhiều tháng trước. Đổi lại, họ ghét bất ngờ. Một thay đổi vào phút cuối dù nhỏ cũng làm xáo trộn kế hoạch của họ.
Khi biết có khả năng trễ, hãy báo càng sớm càng tốt, kèm kế hoạch mới cụ thể. Sự minh bạch được đánh giá cao hơn nhiều so với việc cố giấu tới phút chót.
Lịch nghỉ cũng cần lưu ý. Mùa hè ở châu Âu nhiều người nghỉ dài ngày, công việc có thể chậm lại. Ngược lại, khách cũng cần được báo trước về Tết Nguyên đán của mình.
Văn bản là nơi lời nói được giữ lại
Thoả thuận quan trọng thường được ghi lại bằng văn bản, kể cả những điều đã bàn miệng. Biên bản họp, thư xác nhận, đặc tả kỹ thuật chi tiết là điều bình thường.
Đặc tả sản phẩm có thể rất dài và chi tiết. Hãy đọc hết, hỏi lại những chỗ chưa rõ trước khi nhận đơn. Đã ký nghĩa là đã cam kết tất cả những gì trong đó.
Thư từ nên ngắn gọn, đi thẳng vào việc, trả lời đúng câu hỏi. Lời chào hỏi xã giao dài dòng đôi khi bị coi là không cần thiết.
Sự tách bạch giữa đời tư và công việc cũng rõ hơn. Không nên gọi điện công việc vào cuối tuần hay buổi tối trừ khi thật khẩn cấp và đã được đồng ý trước.
Ra quyết định và thứ bậc
Ở Đức, chức danh và trình độ chuyên môn thường được coi trọng trong giao tiếp trang trọng, cách xưng hô ban đầu có thể khá lịch sự và giữ khoảng cách. Quyết định thường dựa trên phân tích kỹ.
Ở các nước Bắc Âu, cơ cấu tổ chức thường phẳng hơn, người ta gọi nhau bằng tên, sếp và nhân viên trao đổi khá bình đẳng. Quyết định thường đạt được qua thảo luận và đồng thuận, nên có thể cần thời gian.
Trong cả hai trường hợp, lý lẽ dựa trên số liệu thuyết phục hơn lý lẽ dựa trên quan hệ. Hãy chuẩn bị số liệu về năng lực sản xuất, tỷ lệ lỗi, thời gian giao, chứng nhận.
Đừng cố gây ấn tượng bằng những lời khen ngợi quá mức hay hứa hẹn lớn. Sự khiêm tốn có căn cứ thường đáng tin hơn.
Môi trường, lao động và trách nhiệm trong chuỗi cung ứng
Nhiều khách hàng châu Âu ngày càng chú ý tới việc nhà cung cấp đối xử với môi trường và người lao động ra sao. Họ có thể đòi chứng nhận, đòi kiểm tra nhà máy, hỏi về nguồn gốc nguyên liệu, về giờ làm và an toàn lao động.
Một phần vì người tiêu dùng của họ quan tâm, một phần vì các quy định ở châu Âu đang đặt thêm trách nhiệm lên doanh nghiệp về chuỗi cung ứng. Chi tiết các quy định này thay đổi theo thời gian, nên hỏi trực tiếp khách hàng và các cơ quan xúc tiến thương mại.
Với doanh nghiệp nhỏ, điều này có vẻ nặng nề, nhưng cũng là cơ hội. Xưởng nào minh bạch về nguồn gốc, có điều kiện làm việc tốt, có ghi chép rõ ràng thì có lợi thế trước những đối thủ chỉ cạnh tranh bằng giá.
Câu hỏi cho bạn: nếu một khách châu Âu đề nghị tới thăm xưởng ngày mai, có điều gì bạn sẽ ngại cho họ thấy không?
Câu hỏi thường gặp
Có nên gọi đối tác Đức bằng tên ngay không?
Ban đầu nên dùng cách xưng hô trang trọng kèm họ, cho tới khi đối tác đề nghị gọi bằng tên. Với đối tác Bắc Âu, gọi bằng tên thường được chấp nhận sớm hơn.
Khách châu Âu có trả giá cao hơn không?
Một số khách sẵn sàng trả cao hơn cho chất lượng ổn định, chứng nhận và sự minh bạch, nhưng họ cũng đòi hỏi nhiều hơn. Không nên mặc định là thị trường dễ có lời.
Làm sao chuẩn bị cho một chuyến kiểm tra nhà máy của khách?
Hỏi trước danh mục khách sẽ kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ về an toàn lao động, giờ làm, môi trường, chất lượng, và dọn dẹp thực chất chứ không chỉ bề ngoài. Trung thực về những điểm còn đang cải thiện.
Gửi thư cho đối tác Đức nên viết thế nào?
Ngắn gọn, rõ ràng, có cấu trúc, trả lời đúng từng câu hỏi, kèm số liệu nếu có. Tránh những lời hứa mơ hồ và nhớ xác nhận lại các mốc thời gian.
Đối tác Bắc Âu ra quyết định có chậm không?
Có thể cần thời gian vì nhiều người cùng thảo luận để đồng thuận. Nhưng khi đã quyết định thì thường được thực hiện nhất quán, ít thay đổi.
