Để làm xuất khẩu, tiếng Anh cần đủ bốn việc: đọc hiểu chính xác yêu cầu của khách, viết thư rõ ràng không gây hiểu lầm, dùng đúng thuật ngữ thương mại, và nói chuyện được trong cuộc gọi về công việc. Không cần văn hoa bay bướm, cũng không cần giọng như người bản xứ. Cần chính xác.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Nhiều chủ xưởng giỏi nghề lại chùn bước trước xuất khẩu chỉ vì nghĩ tiếng Anh của mình kém. Cũng nhiều người tiếng Anh tốt mà vẫn gây hiểu lầm với khách. Tập này nói về mức tiếng Anh thật sự cần và cách đạt được nó.
Đọc hiểu: kỹ năng quan trọng nhất
Khách gửi yêu cầu báo giá, đặc tả sản phẩm, hợp đồng, thư tín dụng. Đọc sai một chi tiết có thể dẫn tới báo giá sai, làm hàng sai, chứng từ sai. Vì vậy đọc chính xác quan trọng hơn mọi kỹ năng khác.
Đọc chính xác nghĩa là hiểu đúng những từ nhỏ mà quan trọng: phải hay nên, không muộn hơn hay trước, bao gồm hay không bao gồm, mỗi thùng hay tổng cộng. Những từ này quyết định nghĩa vụ.
Khi không chắc, đừng đoán. Hỏi lại khách bằng một câu xác nhận: theo bên em hiểu thì anh chị cần như thế này, đúng không. Khách không thấy phiền, họ thấy yên tâm.
Công cụ dịch máy giúp đọc nhanh, nhưng với hợp đồng và thư tín dụng thì phải đọc kỹ bản gốc, hoặc nhờ người thạo đọc lại những điều khoản quan trọng.
Một bài tập hữu ích là sau khi đọc một yêu cầu dài của khách, tự viết lại bằng tiếng Việt năm dòng: khách cần gì, bao nhiêu, khi nào, theo tiêu chuẩn nào, điều kiện gì. Nếu không viết được năm dòng đó, nghĩa là mình chưa hiểu đủ để báo giá.
Viết thư: ngắn, rõ, đúng thuật ngữ
Thư tốt trong thương mại là thư ngắn, mỗi đoạn một ý, trả lời đúng câu hỏi, dùng câu đơn giản. Khách nước ngoài cũng có thể không phải người bản xứ, câu đơn giản giúp cả hai bên.
Thuật ngữ thương mại có tên chuẩn: tên các điều kiện giao hàng, tên chứng từ, tên các loại phí. Dùng đúng tên chuẩn giúp khách hiểu ngay. Tự diễn đạt theo cách của mình dễ gây nhầm.
Một mẹo thực tế là tự xây kho mẫu câu: cách chào, cách xác nhận đơn, cách báo trễ, cách đòi tiền lịch sự, cách từ chối. Mỗi lần thấy một thư hay của khách, lưu lại những câu dùng được.
Đọc lại thư trước khi gửi, đặc biệt các con số, ngày tháng, tên. Lỗi ngữ pháp nhỏ khách thường bỏ qua, lỗi con số thì không.
Cũng cần cẩn thận với giọng điệu. Tiếng Việt hay có những câu đệm lịch sự, dịch thẳng sang tiếng Anh có khi thành vòng vo hoặc thiếu tự tin. Ngược lại, câu quá cộc lốc dễ bị hiểu là thô. Học cách khách viết với mình là cách nhanh nhất để bắt được giọng phù hợp.
Nghe nói: cuộc gọi không cần hoàn hảo
Nhiều người sợ gọi điện vì sợ nghe không kịp. Hãy nhớ rằng bạn có quyền xin khách nói chậm lại, nhắc lại, hoặc gõ những con số vào khung trò chuyện. Khách chuyên nghiệp quen làm việc với người nói tiếng Anh như ngoại ngữ.
Chuẩn bị trước cuộc gọi: danh sách điểm cần bàn, những câu mình sẽ nói, những con số cần đưa ra. Khi có kịch bản, nỗi sợ giảm đi nhiều.
Sau cuộc gọi, luôn gửi thư tóm tắt. Thư này vừa xác nhận lại những gì đã thống nhất, vừa bù cho những chỗ mình có thể đã nghe nhầm.
Giọng nói không cần giống người bản xứ. Điều quan trọng là phát âm rõ những từ chính, nói chậm vừa phải, và kiểm tra lại xem người nghe đã hiểu chưa.
Tự học thế nào khi đã đi làm?
Học từ chính công việc là cách hiệu quả nhất. Mỗi thư của khách là một bài đọc, mỗi thư trả lời là một bài viết. Ghi lại từ mới theo ngữ cảnh, không học từ đơn lẻ.
Tập trung vào vốn từ của ngành mình: tên nguyên liệu, quy trình, lỗi sản phẩm, kiểm tra chất lượng. Khách nói chuyện với bạn về những thứ này nhiều hơn là về chuyện thời tiết.
Dành mỗi ngày một khoảng ngắn đều đặn tốt hơn học dồn cuối tuần. Nghe một đoạn tin kinh doanh, đọc một bài về ngành hàng của mình bằng tiếng Anh.
Nếu doanh nghiệp đủ sức, đầu tư một khoá học tiếng Anh thương mại cho nhân viên là khoản đầu tư rất hiệu quả. Một lỗi hiểu nhầm có thể đắt hơn cả khoá học.
Khi tiếng Anh chưa đủ thì làm sao?
Không ai bắt đầu xuất khẩu với tiếng Anh hoàn hảo. Nhiều chủ xưởng giỏi nghề thuê một nhân viên thạo ngoại ngữ, còn mình lo phần sản phẩm. Điều quan trọng là chủ vẫn phải hiểu những gì nhân viên đang cam kết thay mình.
Hãy để nhân viên tóm tắt bằng tiếng Việt mọi cam kết quan trọng trước khi gửi: giá, ngày giao, điều kiện thanh toán. Chủ duyệt rồi mới gửi.
Với hợp đồng và thư tín dụng, nhờ thêm người có chuyên môn đọc. Chi phí nhỏ so với rủi ro.
Câu hỏi cho bạn: lần gần nhất bạn hay nhân viên của bạn hiểu sai một thư của khách là khi nào, và nó đã tốn của bạn những gì?
Câu hỏi thường gặp
Cần chứng chỉ tiếng Anh nào để làm xuất khẩu?
Không bắt buộc chứng chỉ cụ thể, khách quan tâm bạn có giao tiếp chính xác hay không. Một số công ty tuyển dụng dùng chứng chỉ để sàng lọc, nhưng năng lực thực tế mới quyết định.
Dùng công cụ dịch máy để viết thư cho khách có ổn không?
Có thể hỗ trợ, nhưng nên viết câu đơn giản từ đầu và kiểm tra lại thuật ngữ, con số. Với nội dung quan trọng, nên có người thạo ngôn ngữ đọc lại.
Khách nói nhanh quá không theo kịp thì làm sao?
Lịch sự đề nghị khách nói chậm lại hoặc nhắc lại, và xin gửi tóm tắt bằng văn bản. Đây là chuyện bình thường trong giao dịch quốc tế.
Làm với khách Nhật, Hàn có cần tiếng của họ không?
Nhiều giao dịch dùng tiếng Anh, nhưng biết ngôn ngữ của khách là lợi thế lớn. Với một số khách nhỏ không dùng tiếng Anh, cần phiên dịch hoặc nhân viên biết tiếng đó.
Nên học tiếng Anh thương mại từ đâu?
Bắt đầu từ chính thư từ công việc, kết hợp tài liệu về thuật ngữ xuất nhập khẩu, và khoá học có giảng viên làm nghề. Học đều đặn mỗi ngày hiệu quả hơn học dồn.
