Sổ kế toán kép ra đời để thương nhân trả lời được một câu tưởng đơn giản mà rất khó: tiền và hàng của mình lúc này đang nằm ở đâu, ai đang nợ mình và mình đang nợ ai. Mỗi giao dịch được ghi hai lần, một bên nợ một bên có, nên hai cột luôn phải khớp nhau, và nếu không khớp thì chắc chắn có chỗ sai.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Kế toán nghe khô, nhưng câu chuyện ra đời của nó lại rất hợp với người buôn. Thương nhân Ý thời Trung cổ làm ăn xa, gửi hàng đi nhiều năm, có người cùng góp vốn, có đại lý ở nước ngoài. Họ cần một cách để không bị chính trí nhớ của mình đánh lừa.
Ghi sổ hai lần nghĩa là gì, nói bằng ví dụ chợ quê?
Giả sử bạn mua chịu một lô gạo của bà Tư để bán lại. Ghi sổ đơn thì bạn chỉ ghi một dòng: nợ bà Tư. Ghi sổ kép thì bạn ghi hai dòng: kho của mình có thêm lô gạo, và mình có thêm một khoản nợ bà Tư. Một thứ đi vào, một thứ phát sinh tương ứng.
Khi bạn bán lô gạo cho khách lấy tiền mặt, lại hai dòng: kho bớt lô gạo, két có thêm tiền. Khi trả bà Tư, két bớt tiền, khoản nợ bà Tư biến mất. Mọi giao dịch đều có hai mặt, và sổ kép buộc bạn ghi đủ cả hai.
Cái hay là cuối ngày, tổng bên này phải bằng tổng bên kia. Nếu lệch, nghĩa là có một giao dịch bị ghi thiếu một nửa, ghi sai số, hoặc có ai đó lấy tiền mà không ghi. Sổ tự báo lỗi cho bạn.
Người buôn nhỏ hay chỉ ghi tiền ra tiền vào, nên cuối tháng thấy két có tiền mà không biết đó là lãi hay chỉ là tiền khách trả trước. Ghi theo kiểu hai mặt giúp phân biệt được tiền của mình với tiền đang giữ hộ.
Vì sao thương nhân Ý lại cần cách ghi này trước?
Các thành phố như Venice, Genoa, Florence thời Trung cổ sống bằng buôn bán đường dài. Một chuyến hàng ra phương Đông có thể mất nhiều tháng, nhiều người góp vốn, đại lý ở xa thay mặt mua bán. Nếu chỉ ghi nhớ trong đầu hay ghi mỗi khoản tiền, chẳng ai biết chuyến đó lời hay lỗ.
Họ cũng là những người buôn bằng tín dụng, nhận hàng trước trả tiền sau, gửi tiền qua giấy tờ thay vì chở vàng. Khi quan hệ nợ nần chằng chịt như vậy, sổ sách rõ ràng là thứ giữ cho người ta tin nhau.
Vì thế các ghi chép theo lối hai mặt đã xuất hiện ở các thành buôn Ý từ nhiều thế kỷ trước khi có sách dạy. Đó là kỹ thuật của người làm nghề, truyền cho nhau qua học việc trong các hãng buôn.
Nói cách khác, kế toán kép không do một người phát minh trong phòng kín. Nó lớn lên từ nhu cầu thực của những người làm ăn xa và phải tin nhau qua giấy tờ.
Luca Pacioli đã đóng góp gì?
Năm một nghìn bốn trăm chín mươi tư, nhà toán học dòng tu Luca Pacioli cho in ở Venice một cuốn sách lớn về toán học. Trong đó có một phần mô tả cách ghi sổ theo lối người Venice, giải thích sổ nhật ký, sổ cái và cách khoá sổ.
Ông không phát minh ra phương pháp, ông là người viết nó ra một cách hệ thống và nhờ máy in mà nó lan đi. Máy in lúc ấy mới phổ biến ở châu Âu, nên kiến thức vốn chỉ truyền miệng trong hãng buôn bỗng tới được tay nhiều người hơn.
Pacioli cũng là bạn của Leonardo da Vinci và từng dạy toán cho ông. Chi tiết này hay được kể để nhắc rằng thương mại, toán học và nghệ thuật thời Phục hưng ở Ý quấn vào nhau rất chặt.
Bài học nhỏ ở đây là một kỹ thuật chỉ thật sự thay đổi thế giới khi có người chịu viết nó ra rõ ràng cho người khác học. Cách làm hay trong xưởng của bạn cũng vậy.
Sổ sách liên quan gì tới chữ tín?
Một hãng buôn có sổ sách rõ ràng thì người góp vốn yên tâm, chủ nợ yên tâm, và khi có tranh chấp thì sổ là bằng chứng. Thương nhân xưa hiểu rằng sổ sách không chỉ để mình xem, mà để người khác tin mình.
Ngày nay cũng thế. Khi bạn đi vay ngân hàng, gọi thêm người góp vốn, hay làm ăn với một khách nước ngoài kỹ tính, câu hỏi đầu tiên thường là bạn có số liệu không. Sổ cẩu thả làm người ta nghi ngờ cả những lời hứa thật lòng.
Có một sai lầm hay gặp ở hộ buôn bán gia đình: tiền nhà và tiền buôn để chung một túi. Thế là không ai biết việc buôn đang nuôi gia đình hay gia đình đang nuôi việc buôn. Tách hai túi là bước đầu tiên của mọi sổ sách tử tế.
Người buôn giỏi không cần thuộc thuật ngữ kế toán, nhưng cần trả lời được ngay: mình đang có bao nhiêu hàng, bao nhiêu tiền, ai nợ mình, mình nợ ai.
Bắt đầu ghi sổ theo tinh thần hai mặt như thế nào?
Bạn không cần phần mềm đắt tiền. Bắt đầu bằng một nguyên tắc: mỗi lần tiền hay hàng dịch chuyển, hãy hỏi nó đi từ đâu và tới đâu, rồi ghi cả hai đầu. Mua hàng chịu thì hàng vào, nợ phát sinh. Khách trả trước thì tiền vào, nghĩa vụ giao hàng phát sinh.
Mỗi tuần làm một việc đối chiếu: đếm tiền thật trong két và tài khoản, so với số trên sổ. Đếm hàng thật trong kho, so với số trên sổ. Chỗ nào lệch thì tìm cho ra ngay tuần đó, đừng để dồn tới cuối năm.
Với người làm xuất nhập khẩu, thêm một thói quen: ghi theo từng lô hàng. Lô nào cũng có giá mua, chi phí vận chuyển, phí ngân hàng, chênh lệch tỷ giá, rồi mới tới giá bán. Ghi theo lô thì bạn biết lô nào lời thật, lô nào chỉ trông có vẻ lời.
Khi việc buôn đủ lớn, hãy nhờ người làm kế toán có nghề và hỏi họ những gì luật thuế yêu cầu. Nhưng tinh thần hai mặt thì nên nằm trong đầu chính người chủ.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán kép có phải do Luca Pacioli phát minh không?
Không. Thương nhân Ý đã dùng cách ghi hai mặt từ trước đó khá lâu. Pacioli là người mô tả nó một cách hệ thống trong cuốn sách in năm một nghìn bốn trăm chín mươi tư, nhờ vậy phương pháp lan rộng.
Sổ nhật ký và sổ cái khác nhau thế nào?
Sổ nhật ký ghi các giao dịch theo thứ tự thời gian, chuyện gì xảy ra trước ghi trước. Sổ cái gom các giao dịch theo từng tài khoản như tiền mặt, hàng hoá, từng khách nợ, để xem số dư của mỗi thứ.
Hộ kinh doanh nhỏ có cần ghi sổ kép không?
Quy định sổ sách cho hộ kinh doanh do cơ quan thuế hướng dẫn và có thể thay đổi, nên cần hỏi cán bộ thuế hoặc kế toán. Còn về quản lý, ghi theo tinh thần hai mặt giúp chủ hộ hiểu tiền của mình rõ hơn dù không bắt buộc.
Vì sao tổng bên nợ phải bằng tổng bên có?
Vì mỗi giao dịch luôn được ghi cùng một số tiền ở cả hai phía. Nếu ghi đủ và đúng, cộng tất cả lại hai bên sẽ bằng nhau, còn lệch thì chắc chắn có chỗ ghi thiếu hoặc ghi sai.
Thương nhân Venice buôn bán những gì?
Venice thời Trung cổ là trung tâm buôn bán giữa châu Âu và phương Đông, nổi tiếng với hương liệu, tơ lụa, muối, đồ thuỷ tinh và nhiều hàng hoá đi qua Địa Trung Hải. Thành phố sống nhờ đội thuyền buôn và mạng lưới đại lý ở nhiều cảng.
