Một ngày của nhân viên xuất nhập khẩu thường xoay quanh ba dòng việc chạy song song: trao đổi với khách hàng và nhà cung cấp, lo chứng từ và thủ tục, theo dõi những lô hàng đang trên đường. Nghề này cần sự tỉ mỉ, ngoại ngữ đủ dùng và sức chịu áp lực của những mốc thời gian, nhiều hơn là tài ăn nói.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Nhiều bạn trẻ chọn ngành kinh doanh quốc tế vì nghe hấp dẫn: làm việc với người nước ngoài, đi hội chợ, đàm phán. Những điều đó có, nhưng chiếm phần nhỏ. Tập này kể một ngày thật của nghề, để bạn biết mình có hợp không.
Buổi sáng: hộp thư qua đêm
Vì lệch múi giờ, nhiều thư của khách châu Âu, châu Mỹ đến vào ban đêm. Việc đầu tiên mỗi sáng thường là đọc hộp thư, phân loại: cái nào gấp, cái nào cần hỏi bộ phận khác, cái nào trả lời ngay được.
Khách hỏi tiến độ sản xuất, hỏi lịch tàu, gửi bản nháp chứng từ cần xác nhận, báo một vấn đề ở lô hàng vừa nhận. Mỗi thư một việc, và mỗi việc thường dính tới vài người khác trong công ty.
Nhân viên giỏi không chỉ trả lời, mà trả lời đủ để khách không phải hỏi lại. Nếu chưa có thông tin, họ hẹn giờ trả lời cụ thể rồi đi hỏi xưởng, kho, kế toán.
Thói quen ghi chép danh sách việc trong ngày, việc nào đang chờ ai, giúp không có thư nào bị bỏ quên. Một thư bị quên có khi là một lô hàng trễ.
Người mới vào nghề hay mắc một lỗi: trả lời khách ngay bằng những gì mình đoán, chưa hỏi xưởng. Khách ghi nhận câu trả lời đó như cam kết. Tới khi xưởng nói không làm kịp, người nhân viên phải quay lại xin lỗi, và khách bắt đầu nghi mọi câu trả lời về sau. Thà hẹn trả lời chậm vài giờ còn hơn trả lời nhanh mà sai.
Giữa ngày: chứng từ và thủ tục
Phần lớn thời gian là làm chứng từ: hoá đơn, phiếu đóng gói, kiểm tra bản nháp vận đơn, chuẩn bị hồ sơ xin giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch, làm việc với đại lý hải quan về tờ khai.
Việc này đòi sự tỉ mỉ cao. Một con số trọng lượng lệch giữa hai tờ giấy, một chữ viết sai tên người nhận, có thể làm hàng bị giữ hoặc tiền về chậm. Người làm chứng từ giỏi có thói quen đối chiếu chéo mọi thứ.
Họ cũng phải theo kịp thay đổi quy định: thủ tục hải quan, yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, quy định của nước nhập. Đọc thông báo mới, hỏi đại lý, hỏi đồng nghiệp là việc thường xuyên.
Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có khi làm hết từ chào hàng tới chứng từ tới thu tiền. Ở doanh nghiệp lớn, công việc chia nhỏ hơn: người lo bán hàng, người lo chứng từ, người lo vận tải.
Buổi chiều: theo dõi hàng đang đi
Hàng đã sản xuất xong cần được đóng container đúng ngày, kéo ra cảng đúng hạn cắt hàng, lên đúng chuyến tàu. Nhân viên phải phối hợp với xưởng, với hãng xe, với đại lý giao nhận để mọi khâu khớp nhau.
Có những ngày mọi thứ trôi chảy. Có những ngày tàu đổi lịch, container rỗng không đủ, hàng chưa kịp xong, tờ khai bị phân luồng kiểm tra. Đó là lúc phải xoay xở nhanh và báo khách kịp thời.
Với hàng nhập, buổi chiều có thể là đi theo dõi kiểm hoá ở cảng, hoặc gọi điện liên tục để biết hàng đã thông quan chưa, để kịp đưa xe vào lấy trước khi tính phí lưu container.
Cuối ngày, cập nhật bảng theo dõi các lô hàng, gửi cập nhật cho khách những lô có thay đổi. Rồi hôm sau lại bắt đầu từ hộp thư.
Mùa cao điểm như trước Tết Nguyên đán hay trước các mùa lễ lớn ở nước khách, nhịp này dồn dập hơn nhiều. Hàng phải chạy cho kịp chuyến tàu cuối trước kỳ nghỉ, chỗ trên tàu khan hiếm, cước tăng. Người làm nghề lâu năm biết lên lịch trước từ nhiều tuần, đặt chỗ sớm và nhắc khách chốt đơn sớm.
Kỹ năng nào thật sự cần?
Tỉ mỉ là kỹ năng số một. Người cẩu thả rất khó trụ lâu với nghề, vì sai sót trong nghề này thường có giá bằng tiền.
Ngoại ngữ đủ để đọc hiểu và viết thư rõ ràng, dùng đúng thuật ngữ. Không cần văn hay, cần chính xác.
Hiểu biết về điều kiện giao hàng, thanh toán quốc tế, chứng từ, hải quan. Phần này học được ở trường và học tiếp mãi khi đi làm.
Và khả năng giữ bình tĩnh khi nhiều việc gấp dồn cùng lúc, khi khách bực, khi tàu trễ. Người làm nghề lâu thường nói: hàng đi biển thì kiểu gì cũng có chuyện, quan trọng là mình xử lý ra sao.
Con đường phát triển của nghề
Nhiều người bắt đầu từ chứng từ, rồi lên phụ trách khách hàng, rồi quản lý bộ phận xuất nhập khẩu. Một số chuyển sang làm ở công ty giao nhận vận tải, hãng tàu, ngân hàng ở mảng thanh toán quốc tế.
Có người sau vài năm hiểu thị trường, hiểu khách, có quan hệ với nhà cung cấp, đã tự đứng ra làm thương mại riêng. Nghề xuất nhập khẩu là trường học tốt cho người muốn làm thương gia.
Điều giúp đi xa không chỉ là thạo thủ tục, mà là hiểu vì sao thủ tục như vậy, hiểu khách cần gì, hiểu dòng tiền và rủi ro. Người chỉ làm theo mẫu sẽ dừng ở mức làm theo mẫu.
Câu hỏi cho bạn: bạn thích cảm giác mọi chi tiết khớp với nhau hoàn hảo, hay thích cảm giác thuyết phục được một người lạ? Câu trả lời cho biết bạn hợp với phần nào của nghề.
Câu hỏi thường gặp
Học ngành gì để làm xuất nhập khẩu?
Các ngành kinh doanh quốc tế, ngoại thương, logistics là phổ biến. Tuy vậy nhiều người học ngành khác vẫn làm tốt nhờ học thêm nghiệp vụ và ngoại ngữ.
Nghề xuất nhập khẩu có áp lực không?
Có, chủ yếu từ các mốc thời gian, sai sót chứng từ và sự cố vận chuyển. Người tỉ mỉ, có hệ thống theo dõi công việc tốt thường chịu áp lực tốt hơn.
Không giỏi tiếng Anh có làm xuất nhập khẩu được không?
Khó làm phần trao đổi với khách nước ngoài, nhưng vẫn có thể bắt đầu ở các vị trí làm thủ tục trong nước rồi học dần. Ngoại ngữ là kỹ năng nên đầu tư lâu dài.
Nhân viên chứng từ khác nhân viên kinh doanh xuất khẩu thế nào?
Nhân viên kinh doanh tìm khách, báo giá, đàm phán, chăm sóc khách. Nhân viên chứng từ lo giấy tờ, thủ tục, phối hợp vận tải để lô hàng đi đúng và tiền về đủ.
Có nên học thêm chứng chỉ nghiệp vụ không?
Các khoá nghiệp vụ hải quan, thanh toán quốc tế, logistics giúp nắm kiến thức hệ thống hơn. Hãy chọn khoá có giảng viên làm nghề thực tế.
