Một chuyến công tác gặp đối tác nước ngoài có kết quả cần ba lớp chuẩn bị: trước khi đi phải có mục tiêu và lịch hẹn rõ ràng, trong lúc đi phải lo giấy tờ, sức khoẻ và an toàn, sau khi về phải theo đuổi ngay. Chuyến đi không có lịch hẹn trước thường chỉ là một chuyến du lịch tốn kém có danh nghĩa công việc.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Gặp mặt vẫn là cách mạnh nhất để xây lòng tin với khách ở xa, dù thời nay ai cũng gọi video. Nhưng chi phí và thời gian của một chuyến đi không nhỏ, nhất là với doanh nghiệp nhỏ. Tập này giúp bạn biến chuyến đi thành kết quả.
Trước khi đi: mục tiêu và lịch hẹn
Hãy viết ra mục tiêu cụ thể của chuyến đi: chốt một hợp đồng, gặp ba khách tiềm năng, thăm hội chợ để tìm hiểu đối thủ, giải quyết một khiếu nại. Mục tiêu rõ giúp bạn chọn đúng người gặp và biết khi nào chuyến đi đã thành công.
Hẹn lịch từ nhiều tuần trước, xác nhận lại trước khi đi vài ngày. Ghi rõ giờ địa phương, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại. Chừa thời gian di chuyển giữa các cuộc hẹn rộng hơn bạn nghĩ, vì giao thông ở thành phố lạ khó đoán.
Tìm hiểu trước về người sẽ gặp: công ty họ làm gì, bán cho ai, chức vụ người đó. Chuẩn bị câu hỏi để hiểu nhu cầu của họ, chứ không chỉ chuẩn bị bài giới thiệu của mình.
Tìm hiểu lịch nghỉ lễ của nước đến. Đi đúng tuần lễ lớn của họ là gặp toàn văn phòng đóng cửa.
Tài liệu, mẫu hàng và quà
Mang tài liệu giới thiệu công ty gọn gàng, catalogue, bảng thông số, danh thiếp đủ dùng. Có bản điện tử sẵn trên điện thoại để gửi ngay khi khách hỏi.
Mẫu hàng nên chọn lọc, nhẹ, đại diện tốt nhất. Kiểm tra quy định hải quan của nước đến về việc mang hàng mẫu, nhất là thực phẩm, mỹ phẩm, hàng có pin, chất lỏng. Có mẫu bị cấm mang theo hành lý, có mẫu phải khai báo.
Quà tặng đối tác nên nhỏ gọn, mang dấu ấn Việt Nam, phù hợp văn hoá nước đến. Tìm hiểu kiêng kỵ trước để không gây khó xử.
Mang theo bảng giá và điều kiện cơ bản, nhưng chuẩn bị tinh thần không chốt giá cuối cùng ngay tại chỗ nếu chưa đủ thông tin. Có thể hẹn gửi báo giá chính thức sau khi về.
Giấy tờ, sức khoẻ và an toàn
Kiểm tra hộ chiếu còn hạn đủ lâu theo yêu cầu của nước đến, thị thực nếu cần, thư mời của đối tác nếu thủ tục thị thực đòi. Chụp và lưu bản sao giấy tờ ở nơi riêng, phòng khi mất.
Mua bảo hiểm du lịch có phạm vi y tế phù hợp. Chi phí khám chữa bệnh ở nhiều nước rất cao, một lần ốm đột xuất không có bảo hiểm có thể đắt hơn cả chuyến đi. Nếu có bệnh mạn tính, mang đủ thuốc và hỏi bác sĩ trước khi đi.
Cẩn thận với tài liệu và thiết bị: không để máy tính, điện thoại chứa thông tin khách hàng ở nơi không an toàn, cẩn thận với mạng không dây công cộng. Bảng giá và danh sách khách là tài sản của công ty.
Với những lời mời đáng ngờ ở nước ngoài, như gặp ở nơi lạ, đòi trả phí để được ký hợp đồng, hãy hỏi thương vụ Việt Nam hoặc người quen tin cậy trước khi đi.
Trong buổi gặp: nghe nhiều hơn nói
Đến đúng giờ, ăn mặc phù hợp với văn hoá và ngành của đối tác. Ở nhiều nơi, ấn tượng đầu tiên quyết định khá nhiều.
Giới thiệu ngắn gọn về mình, rồi dành phần lớn thời gian để hỏi và nghe: họ đang bán gì, gặp khó khăn gì với nhà cung cấp hiện tại, kế hoạch sắp tới ra sao. Những câu trả lời này quý hơn mọi bài thuyết trình.
Ghi chép ngay sau mỗi cuộc gặp: đã bàn gì, hứa gửi gì, khi nào, ai phụ trách. Sau ba bốn cuộc gặp trong một ngày, trí nhớ sẽ lẫn lộn.
Nếu được, xin đi thăm cửa hàng, kho hay nhà máy của đối tác. Nhìn tận mắt cách hàng của mình sẽ được bán giúp bạn hiểu họ cần gì.
Sau khi về: tuần đầu là quan trọng nhất
Trong vòng vài ngày sau khi về, gửi thư cảm ơn từng đối tác đã gặp, tóm tắt những gì đã bàn, gửi kèm tài liệu đã hứa. Đừng để đối tác chờ tới khi quên mất bạn.
Thực hiện đúng những gì đã hứa trong chuyến đi, đúng hạn. Một lời hứa nhỏ được giữ ngay sau chuyến đi củng cố ấn tượng hơn cả buổi gặp.
Đánh giá chuyến đi so với mục tiêu ban đầu: đã đạt gì, chưa đạt gì, chi phí bao nhiêu. Lưu lại bài học cho chuyến sau.
Câu hỏi cho bạn: chuyến công tác gần nhất của bạn, có bao nhiêu cuộc gặp đã dẫn tới một bước tiếp theo cụ thể?
Một thói quen nhỏ mà nhiều thương nhân lâu năm giữ là lập một tệp hồ sơ cho mỗi đối tác đã gặp: ảnh danh thiếp, ghi chú cuộc gặp, sở thích, những chuyện riêng họ từng kể như con cái, quê quán. Lần gặp sau, nhắc lại một chi tiết nhỏ cũng đủ khiến đối tác thấy mình được nhớ tới như một con người chứ không chỉ một đơn hàng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên mang theo hàng mẫu khi đi công tác không?
Nên mang mẫu chọn lọc, nhưng phải kiểm tra quy định hải quan và hàng không của nước đến, nhất là với thực phẩm, mỹ phẩm, chất lỏng và hàng có pin. Có thể gửi mẫu trước qua chuyển phát tới địa chỉ đối tác.
Thư mời của đối tác có cần thiết không?
Một số nước yêu cầu thư mời khi xin thị thực công tác. Ngay cả khi không bắt buộc, thư mời giúp xác nhận mục đích chuyến đi.
Đi công tác một mình hay theo đoàn tốt hơn?
Đi theo đoàn xúc tiến thương mại giúp tiết kiệm chi phí, có sẵn chương trình gặp gỡ và hỗ trợ. Đi riêng thì linh hoạt hơn, phù hợp khi đã có khách cụ thể.
Có nên chốt hợp đồng ngay trong chuyến đi không?
Nếu đã chuẩn bị đủ và hai bên đồng thuận thì có thể. Nhưng với điều khoản phức tạp, nên hẹn gửi bản hợp đồng chính thức sau khi về để kiểm tra kỹ.
Bảo hiểm du lịch có cần thiết khi đi công tác ngắn ngày không?
Rất nên, vì chi phí y tế ở nhiều nước rất cao. Chọn gói có phạm vi y tế phù hợp với điểm đến.
