Trước khi ngồi vào bàn đàm phán, người buôn cần trả lời rõ hai câu: nếu không thoả thuận được với người này thì mình sẽ làm gì, và tới mức nào thì mình đứng dậy. Ai có phương án thay thế tốt hơn ngoài bàn đàm phán thì bên đó vững hơn trong bàn đàm phán, và không cần phải to tiếng hay ép người.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Nhiều người nghĩ đàm phán giỏi là nói hay, ép khéo, giữ mặt lạnh. Thật ra phần lớn kết quả được quyết định từ trước khi buổi gặp bắt đầu, ở chỗ bạn đã chuẩn bị gì. Tập này mình nói về phần chuẩn bị đó.
Phương án thay thế tốt nhất là gì?
Trong sách đàm phán, có một khái niệm được nhóm nghiên cứu đàm phán ở Đại học Harvard phổ biến từ đầu những năm tám mươi của thế kỷ hai mươi: phương án thay thế tốt nhất khi không đạt được thoả thuận. Nói nôm na là nếu buổi này đổ vỡ, điều tốt nhất mình có thể làm là gì.
Với một xưởng đang đàm phán đơn hàng xuất khẩu, phương án thay thế có thể là bán cho một khách khác đang hỏi, bán vào thị trường trong nước với giá thấp hơn, hoặc để công suất trống. Mỗi phương án có giá trị khác nhau.
Phương án thay thế của bạn càng tốt, bạn càng ít phải nhận một thoả thuận tệ. Ngược lại, nếu bạn không có lựa chọn nào khác ngoài người khách này, bạn sẽ dễ gật đầu với mọi điều kiện.
Vì vậy việc chuẩn bị quan trọng nhất không phải tập nói, mà là cải thiện phương án thay thế trước khi bước vào: tìm thêm một hai khách, biết giá thị trường, biết công suất của mình có thể dùng vào đâu.
Điểm dừng khác phương án thay thế thế nào?
Điểm dừng là mức tệ nhất bạn còn chấp nhận được, ví dụ giá thấp nhất, thời hạn trả tiền dài nhất, số lượng tối thiểu. Thấp hơn mức đó thì bạn thà không ký.
Điểm dừng nên được tính từ phương án thay thế, chứ không phải từ cảm giác. Nếu bán vào thị trường trong nước bạn thu được một mức nhất định, thì đơn xuất khẩu, sau khi trừ mọi chi phí và rủi ro, phải tốt hơn mức đó mới đáng.
Nhiều người đặt điểm dừng theo kiểu muốn có lãi bao nhiêu đó, mà quên tính chi phí ẩn: phí ngân hàng, kiểm nghiệm, bao bì riêng, rủi ro tỷ giá, thời gian vốn bị chôn. Điểm dừng sai thì đàm phán giỏi mấy cũng có thể ký về một đơn lỗ.
Hãy viết điểm dừng ra giấy trước khi gặp, và đừng sửa nó giữa buổi chỉ vì không khí đang vui hay đang căng. Nếu thấy cần sửa, hãy xin thời gian về tính lại.
Đoán phương án của phía bên kia
Đối tác cũng có phương án thay thế của họ. Nếu họ có nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng giao cùng chất lượng với giá thấp hơn, họ ở thế mạnh. Nếu hàng của bạn khó thay, có chứng nhận đặc biệt, có mùa vụ riêng, họ ở thế yếu hơn họ thể hiện.
Hãy tìm hiểu trước: khách đang mua mặt hàng này từ đâu, vì sao họ tìm tới bạn, họ đang gấp hay đang thong thả. Một khách tìm nhà cung cấp mới vì nhà cũ vừa trục trặc giao hàng là một khách đang có ít phương án hơn.
Đừng cho rằng khách nói gì cũng đúng. Câu bên kia rẻ hơn nhiều có thể thật, có thể chỉ là chiến thuật. Biết thị trường giúp bạn phân biệt.
Mục đích không phải để lợi dụng lúc người ta khó khăn, mà để không tự đánh giá thấp mình và không nhượng bộ những thứ không cần nhượng.
Chuẩn bị những gì ngoài con số?
Hãy liệt kê mọi thứ có thể đem ra trao đổi, không chỉ giá: số lượng, thời hạn giao, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bao bì, bảo hành, độc quyền, đơn hàng lặp lại. Đàm phán có nhiều biến thì dễ tìm chỗ cả hai cùng được.
Với mỗi thứ, ghi rõ cái nào bạn coi trọng, cái nào bạn có thể nhường dễ, cái nào bạn đoán khách coi trọng. Thứ rẻ với mình mà quý với khách là thứ để đổi lấy thứ mình cần.
Chuẩn bị thông tin chứng minh: bảng giá nguyên liệu, chứng nhận chất lượng, danh sách việc đã làm cho khách tương tự mà không lộ thông tin khách cũ. Lý lẽ có bằng chứng thuyết phục hơn lời khẳng định.
Và chuẩn bị người. Ai nói chính, ai ghi chép, ai được quyền quyết, ai chỉ được nghe. Đội đi đàm phán không thống nhất nội bộ thường bị khách khai thác ngay tại bàn.
Dám đứng dậy là một kỹ năng
Người mới đàm phán thường sợ nhất cảnh không ký được. Họ nghĩ một đơn hàng, dù kém, vẫn hơn không có gì. Đó chính là lúc phương án thay thế và điểm dừng cứu họ.
Đứng dậy không có nghĩa là bỏ đi giận dữ. Có thể nói lịch sự rằng với điều kiện này bên mình chưa thể nhận, cảm ơn anh chị đã dành thời gian, nếu sau này điều kiện thay đổi mình rất mong được làm việc tiếp.
Thú vị là nhiều khi chính câu nói đó làm thay đổi thế cờ. Khách thấy bạn có lựa chọn khác và có giới hạn rõ ràng, họ thường quay lại với đề nghị tốt hơn. Còn nếu họ không quay lại, bạn vừa tránh được một đơn hàng lẽ ra không nên nhận.
Câu hỏi để bạn mang theo: trong lần đàm phán sắp tới, nếu người ta nói không, bạn đã biết sáng hôm sau mình sẽ gọi cho ai chưa?
Câu hỏi thường gặp
Có nên cho đối tác biết điểm dừng của mình không?
Thường là không, vì đối tác sẽ kéo bạn về sát mức đó. Tuy vậy bạn có thể cho thấy mình có phương án khác, điều này giúp đối tác hiểu bạn không ở thế phải ký bằng mọi giá.
Không có phương án thay thế nào thì đàm phán thế nào?
Hãy dành thời gian tạo ra ít nhất một phương án, dù khiêm tốn, trước khi đàm phán. Nếu thật sự không có, tập trung vào những thứ ngoài giá mà khách coi trọng để tạo giá trị, và tránh cam kết dài hạn bất lợi.
Điểm dừng có bao giờ nên thay đổi không?
Có, khi có thông tin mới làm thay đổi chi phí hoặc phương án thay thế. Nhưng nên thay đổi sau khi đã bình tĩnh tính lại, không thay đổi giữa buổi vì áp lực.
Đàm phán với khách lớn có khác khách nhỏ không?
Khách lớn thường có nhiều phương án hơn và có quy trình mua hàng chặt. Người bán cần chuẩn bị kỹ bằng chứng năng lực và hiểu rõ giới hạn của mình để không bị cuốn vào điều kiện quá sức.
Nên chuẩn bị đàm phán trước bao lâu?
Với đơn hàng quan trọng, nên bắt đầu chuẩn bị ngay khi biết sẽ có buổi gặp, gồm tìm hiểu khách, tính chi phí và tìm phương án thay thế. Vài ngày chuẩn bị nghiêm túc thường đáng giá hơn nhiều giờ tranh luận tại bàn.
