Khi đàm phán qua phiên dịch, thứ hay bị mất nhất không phải là từ ngữ mà là sắc thái: một lời hứa chắc chắn hay chỉ là sẽ cố gắng, một lời từ chối khéo, một câu đùa, và những con số đi kèm điều kiện. Cách giữ lại những thứ đó là gặp phiên dịch trước buổi đàm phán, nói câu ngắn và rõ, rồi xác nhận lại các điểm quan trọng bằng văn bản.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Không phải ai buôn bán với nước ngoài cũng thạo ngoại ngữ, và cũng không cần phải thạo mới làm ăn được. Nhưng khi có người đứng giữa chuyển lời, cách mình nói phải thay đổi. Tập này mình nói về nghệ thuật đàm phán qua người phiên dịch.
Gặp phiên dịch trước buổi đàm phán
Phiên dịch giỏi đến mấy cũng không thể dịch tốt điều họ không hiểu. Hãy dành thời gian trước buổi gặp để kể cho phiên dịch nghe bối cảnh: khách là ai, mình muốn đạt điều gì, những điểm nào nhạy cảm.
Đưa trước danh sách thuật ngữ chuyên ngành của mặt hàng, tên các loại nguyên liệu, quy cách, tên các chứng nhận. Một phiên dịch không quen ngành có thể dịch tên một loại gỗ hay một loại vải sai hoàn toàn mà không ai trong phòng nhận ra.
Thống nhất cách làm việc: phiên dịch dịch sát từng câu hay dịch ý, khi không chắc thì hỏi lại hay đoán, có được phép giải thích thêm không. Phiên dịch tự ý thêm bớt dù với ý tốt cũng có thể làm sai thông điệp.
Nếu được, cho phiên dịch xem trước tài liệu sẽ trình bày. Mười lăm phút chuẩn bị này đáng giá hơn mọi lời xin lỗi sau buổi họp.
Nói thế nào để dịch được?
Nói câu ngắn, mỗi câu một ý, dừng lại để phiên dịch chuyển lời. Một đoạn dài nhiều ý lồng nhau buộc phiên dịch phải tóm tắt, và khi tóm tắt là có thứ bị rơi.
Tránh thành ngữ, tục ngữ, cách nói ví von. Câu nói vui của người Việt có thể vô nghĩa hoặc khó hiểu khi dịch sang ngôn ngữ khác, và đôi khi còn bị hiểu lệch thành bất lịch sự.
Con số và điều kiện nói thật rõ, nhắc lại nếu cần. Giá bao nhiêu, theo điều kiện giao hàng nào, số lượng tối thiểu bao nhiêu. Có thể viết con số lên giấy hoặc màn hình để cả hai bên cùng nhìn.
Nhìn vào đối tác khi nói, không nhìn vào phiên dịch. Người đang đàm phán với bạn là khách, phiên dịch là cây cầu. Ánh mắt giữ cho mối quan hệ là giữa hai người chủ.
Những sắc thái hay bị mất
Mức độ chắc chắn là thứ dễ mất nhất. Bên em sẽ xem xét có thể bị dịch thành đồng ý, hoặc ngược lại. Trong nhiều nền văn hoá châu Á, một lời từ chối thường được nói khéo, và qua phiên dịch nó có thể bị hiểu thành còn cơ hội.
Điều kiện đi kèm cũng hay bị rơi. Bên em giảm giá nếu anh chị tăng số lượng có khi chỉ còn lại bên em giảm giá. Khách nhớ phần dễ nghe, quên phần điều kiện.
Thái độ và cảm xúc cũng bị lọc. Một phiên dịch tử tế có thể làm mềm một câu nói gay gắt, điều đôi khi giúp ích, nhưng cũng có khi khiến bên kia không hiểu bạn đang thật sự không hài lòng.
Vì vậy khi có điểm quan trọng, hãy hỏi lại khách bằng một câu kiểm tra: anh chị hiểu là bên em đồng ý với điều kiện như thế nào. Nghe khách nhắc lại là cách biết thông điệp đã tới nơi chưa.
Phiên dịch của mình hay của đối tác?
Nếu chỉ có phiên dịch do đối tác mang tới, bạn đang nghe mọi thứ qua người của họ. Không phải họ sẽ cố ý dịch sai, nhưng sự trung thành và cách hiểu bối cảnh của họ nghiêng về phía bên kia.
Với những cuộc đàm phán quan trọng, nên có phiên dịch của riêng mình, dù là nhân viên biết ngoại ngữ hay người thuê ngoài. Phiên dịch của mình còn giúp nghe được những gì phía bên kia trao đổi nội bộ với nhau.
Khi thuê ngoài, hãy chọn người có kinh nghiệm trong thương mại hoặc ngành hàng, và có thoả thuận giữ bí mật. Phiên dịch nghe hết giá, chi phí, chiến lược của bạn.
Đối xử tốt với phiên dịch, cho họ nghỉ giữa giờ, nước uống, thời gian chuẩn bị. Một phiên dịch mệt mỏi là nguồn sai sót.
Chốt bằng văn bản, ở cả hai thứ tiếng nếu cần
Sau buổi đàm phán qua phiên dịch, càng cần gửi văn bản tóm tắt các điểm đã thống nhất. Văn bản viết bằng ngôn ngữ chung, hoặc cả hai thứ tiếng, để mỗi bên tự đọc lại bằng ngôn ngữ của mình.
Nhờ phiên dịch hoặc một người thạo ngôn ngữ đọc lại bản tóm tắt trước khi gửi, đặc biệt các con số và điều kiện. Một chữ sai trong văn bản ở giai đoạn này rẻ hơn rất nhiều so với một chữ sai trong hợp đồng.
Nếu hợp đồng có hai thứ tiếng, cần ghi rõ bản nào có giá trị ưu tiên khi có khác biệt. Đây là điểm nhiều người bỏ qua cho tới khi có tranh chấp.
Câu hỏi cho bạn: trong buổi đàm phán qua phiên dịch gần nhất, có câu nào của bạn mà bạn không chắc khách đã hiểu đúng như ý mình không?
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng phiên dịch do đối tác cung cấp không?
Có thể dùng cho những trao đổi thông thường, nhưng với đàm phán quan trọng nên có phiên dịch của riêng mình để chắc thông điệp được chuyển đúng và nghe được trọn vẹn.
Dịch nối tiếp và dịch song song khác nhau thế nào?
Dịch nối tiếp là người nói dừng lại để phiên dịch chuyển lời từng đoạn, phổ biến trong đàm phán nhỏ. Dịch song song là phiên dịch chuyển lời gần như cùng lúc qua thiết bị, thường dùng ở hội nghị lớn.
Dùng ứng dụng dịch tự động trong đàm phán có ổn không?
Có thể giúp trong trao đổi đơn giản, nhưng dễ dịch sai thuật ngữ, con số và sắc thái. Với điều khoản quan trọng nên có người phiên dịch và xác nhận bằng văn bản.
Phiên dịch có cần ký cam kết bảo mật không?
Nên có, vì phiên dịch nghe được thông tin giá cả, chi phí và chiến lược. Thoả thuận bảo mật giúp hai bên rõ ràng về trách nhiệm.
Làm sao kiểm tra phiên dịch có dịch đúng không?
Có thể hỏi lại đối tác bằng câu kiểm tra, quan sát phản ứng của họ, và đối chiếu văn bản tóm tắt sau buổi họp. Nếu có người trong đội biết chút ngôn ngữ đó, họ có thể giúp phát hiện chỗ lệch.
