Một hợp đồng ngoại thương tối thiểu cần ghi rõ: hàng hoá và chất lượng, số lượng và dung sai, giá và đồng tiền, điều kiện giao hàng kèm địa điểm, thời hạn giao, phương thức thanh toán, bao bì và ký mã hiệu, cách kiểm tra và khiếu nại, bất khả kháng, luật áp dụng và cách giải quyết tranh chấp. Thiếu điều nào thì khi có chuyện, đó là chỗ hai bên cãi nhau.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Mình không phải luật sư, và tập này không thay cho lời tư vấn pháp lý cho hợp đồng cụ thể của bạn. Mục đích là giúp bạn đọc hợp đồng với con mắt của người buôn: mỗi điều khoản đang bảo vệ ai, và chỗ nào hay bị bỏ trống.
Hàng hoá, chất lượng và số lượng
Mô tả hàng hoá phải đủ để một người thứ ba đọc cũng hiểu đó là hàng gì: tên, chủng loại, quy cách, kích thước, chất liệu, mã hàng. Mô tả mơ hồ là cửa cho tranh cãi về chất lượng.
Chất lượng có thể xác định theo mẫu đã duyệt, theo tiêu chuẩn kỹ thuật, theo bản đặc tả, hoặc kết hợp. Nếu theo mẫu, ghi rõ mẫu nào, ngày duyệt, mỗi bên giữ một mẫu. Nếu theo tiêu chuẩn, ghi rõ tên và phiên bản tiêu chuẩn.
Số lượng nên có dung sai, nhất là với hàng nông sản, hàng rời, khó giao chính xác tuyệt đối. Ví dụ giao hơn kém một tỷ lệ nhỏ theo lựa chọn của người bán, tính tiền theo thực giao.
Đơn vị tính phải rõ: tấn hay kilôgam, trọng lượng tịnh hay trọng lượng cả bì, chiếc hay bộ. Một chữ tấn có thể hiểu khác nhau ở các nước dùng hệ đo khác nhau.
Giá, giao hàng và thanh toán
Giá phải đi kèm đồng tiền và điều kiện giao hàng có địa điểm cụ thể, ví dụ giá giao lên tàu tại cảng nào. Con số giá không có điều kiện giao hàng là con số vô nghĩa. Ghi rõ giá đã gồm hay chưa gồm bao bì, kiểm nghiệm, chứng từ đặc biệt.
Thời hạn giao hàng nên là một khoảng thời gian hoặc một ngày muộn nhất, có ghi giao từng phần có được phép không, chuyển tải có được phép không.
Thanh toán phải ghi rõ phương thức, thời hạn, tỷ lệ đặt cọc nếu có, chứng từ nào cần xuất trình, ngân hàng nào, ai chịu phí ngân hàng. Với thư tín dụng, ghi rõ loại thư tín dụng và thời hạn mở.
Ba điều khoản này gắn chặt với nhau, phải đọc cùng nhau. Một điều kiện giao hàng có lợi cho bạn có thể bị vô hiệu hoá bởi một điều kiện thanh toán bất lợi.
Bao bì, ký mã hiệu và chứng từ
Bao bì không chỉ để đẹp. Nó phải chịu được hành trình vận chuyển, đáp ứng quy định của nước nhập, và theo yêu cầu riêng của khách. Ghi rõ loại bao bì, quy cách đóng gói, ai chịu chi phí.
Ký mã hiệu là những thông tin in trên thùng: tên người nhận, cảng đến, số kiện, trọng lượng, ký hiệu cẩn thận dễ vỡ. Ghi sai hoặc thiếu có thể làm hàng bị giao nhầm, bị giữ ở hải quan.
Danh sách chứng từ người bán phải giao nên được liệt kê đầy đủ: hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch, chứng nhận chất lượng, số bản gốc và bản sao, ai phát hành.
Điều khoản chứng từ là chỗ hay gây tranh chấp nhất khi thanh toán bằng thư tín dụng, vì chứng từ phải khớp từng chữ.
Kiểm tra, khiếu nại và bất khả kháng
Hợp đồng nên ghi rõ hàng được kiểm tra ở đâu, khi nào, bởi ai: kiểm tại xưởng trước khi giao, kiểm tại cảng đến, hay cả hai. Kết quả kiểm tra của bên nào có giá trị cuối cùng.
Thời hạn khiếu nại về chất lượng và số lượng phải cụ thể, tính từ mốc nào, kèm loại bằng chứng cần nộp. Không có thời hạn thì người mua có thể khiếu nại rất lâu sau khi nhận hàng.
Điều khoản bất khả kháng xác định những sự kiện ngoài tầm kiểm soát cho phép một bên được miễn hoặc hoãn thực hiện nghĩa vụ, cùng thủ tục thông báo và chứng minh.
Cũng nên có điều khoản phạt và bồi thường khi vi phạm như giao chậm, thanh toán chậm, kèm mức trần hợp lý để không bên nào bị thiệt quá mức.
Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp
Hai bên ở hai nước, áp dụng luật của nước nào để hiểu và giải quyết hợp đồng là câu hỏi không thể bỏ trống. Có thể chọn luật của một bên, luật của nước thứ ba, hoặc dẫn chiếu tới công ước quốc tế về mua bán hàng hoá.
Cách giải quyết tranh chấp: thương lượng trước, rồi hoà giải, rồi trọng tài hoặc toà án, ở đâu, bằng ngôn ngữ nào. Mỗi lựa chọn có chi phí và hệ quả khác nhau.
Ngôn ngữ hợp đồng cũng cần ghi rõ. Nếu có hai bản ngôn ngữ, bản nào ưu tiên khi có khác biệt.
Câu hỏi cho bạn: trong hợp đồng xuất khẩu gần nhất bạn ký, nếu có tranh chấp, bạn có biết mình sẽ phải giải quyết ở đâu và theo luật nào không?
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng mẫu hợp đồng của khách gửi không?
Có thể dùng làm cơ sở, nhưng phải đọc kỹ từng điều khoản vì mẫu của khách thường bảo vệ khách. Bạn có quyền đề xuất sửa những điểm bất lợi trước khi ký.
Hợp đồng ngoại thương có bắt buộc bằng văn bản không?
Theo pháp luật Việt Nam, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương, như thông điệp dữ liệu. Nên hỏi luật sư cho trường hợp cụ thể.
Xác nhận đơn hàng qua thư điện tử có phải hợp đồng không?
Trao đổi thư điện tử thể hiện đủ sự đồng ý của hai bên về các điều khoản chính có thể được coi là hợp đồng tuỳ luật áp dụng. Tuy vậy một văn bản đầy đủ có ký vẫn an toàn hơn.
Hợp đồng ngắn có đủ không?
Hợp đồng ngắn có thể đủ cho giao dịch đơn giản giữa các bên tin nhau, miễn có các điều khoản cốt lõi. Với giao dịch lớn hoặc đối tác mới, nên chi tiết hơn.
Khi nào cần luật sư xem hợp đồng?
Với hợp đồng giá trị lớn, dài hạn, có điều khoản độc quyền, bảo hành, bồi thường nặng hoặc luật nước ngoài, nên có luật sư xem trước khi ký. Chi phí luật sư thường nhỏ so với rủi ro.
