Hoa hồng minh bạch trả cho người môi giới, có hợp đồng, có chứng từ, mà hai bên mua bán đều biết, là chuyện bình thường của nghề buôn. Còn khoản tiền hay món quà trao riêng cho nhân viên bên mua để họ chọn mình, hoặc cho người có chức vụ để được việc, là hối lộ, và có thể vi phạm pháp luật ở cả nước mình lẫn nước đối tác.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Đây là chủ đề nhiều người ngại nói, nhưng người làm thương mại quốc tế nào rồi cũng gặp. Một nhân viên mua hàng gợi ý khéo, một người môi giới đòi phần trăm không giấy tờ. Tập này mình nói về ranh giới, và vì sao giữ ranh giới là tự bảo vệ mình.
Hoa hồng hợp pháp trông như thế nào?
Trong thương mại quốc tế, người môi giới hay đại lý giới thiệu khách là một nghề có thật. Họ có quan hệ, có hiểu biết thị trường, và được trả hoa hồng khi đơn hàng thành công.
Hoa hồng hợp pháp có mấy đặc điểm: có hợp đồng môi giới hay đại lý ghi rõ dịch vụ, mức hoa hồng, cách tính. Tiền trả vào tài khoản của chính người môi giới hoặc công ty của họ, có hoá đơn chứng từ. Và quan trọng là bên mua biết có người môi giới trong giao dịch.
Mức hoa hồng nên tương xứng với dịch vụ thật. Một khoản hoa hồng cao bất thường so với công việc là dấu hiệu nó có thể đang được chia cho ai khác.
Hạch toán và nộp thuế với khoản hoa hồng phải làm đúng quy định, nên hỏi kế toán, nhất là khi người nhận ở nước ngoài.
Lại quả cho nhân viên bên mua là gì?
Một dạng hay gặp là nhân viên mua hàng của công ty khách đề nghị riêng: nếu bên anh trích lại một phần, đơn sẽ được ưu tiên cho bên anh. Đây không phải hoa hồng, mà là việc nhân viên phản bội lợi ích của chính công ty họ.
Hệ quả rất rõ: công ty khách trả giá cao hơn mức đáng trả, phần chênh lệch đi vào túi nhân viên. Khi công ty đó phát hiện, và nhiều công ty có kiểm toán nội bộ, họ không chỉ đuổi nhân viên mà còn cắt luôn nhà cung cấp, có khi khởi kiện.
Người bán chấp nhận lại quả cũng tự trói mình. Từ đó trở đi, mối quan hệ phụ thuộc vào một người chứ không phải vào chất lượng hàng. Người đó đòi thêm, đổi việc, hay bị phát hiện, bạn đều mất khách.
Cách từ chối tốt là lịch sự nhưng dứt khoát, nói rằng chính sách của công ty mình không cho phép, và mình muốn cạnh tranh bằng chất lượng và giá. Nếu tình hình nghiêm trọng, có thể cân nhắc báo cho cấp trên của người đó.
Quà xã giao ở đâu là đủ?
Tặng quà là một phần văn hoá kinh doanh ở nhiều nước châu Á, Việt Nam cũng vậy. Một hộp trà, một món đặc sản quê nhà, một cuốn lịch đẹp dịp năm mới là cử chỉ thể hiện sự trân trọng.
Ranh giới nằm ở giá trị, thời điểm và mục đích. Quà giá trị nhỏ, tặng công khai, vào dịp lễ, không gắn với quyết định cụ thể nào thì là xã giao. Quà đắt tiền, tặng riêng, ngay trước lúc khách chọn nhà cung cấp, thì rất dễ bị coi là mua chuộc.
Nhiều công ty nước ngoài có chính sách quà tặng rõ ràng, quy định nhân viên chỉ được nhận quà dưới một mức giá trị, phải khai báo, hoặc không được nhận gì. Tặng quá mức là làm khó chính người mình quý.
Mời ăn cũng vậy. Một bữa cơm tiếp khách bình thường khác với một chuyến du lịch trọn gói cho người ra quyết định mua hàng.
Luật chống hối lộ có thể với tới tận đây
Hối lộ công chức là hành vi bị pháp luật Việt Nam nghiêm cấm và xử lý. Điều nhiều người không biết là một số nước có luật chống hối lộ áp dụng cả với hành vi xảy ra ở nước ngoài.
Ví dụ, luật chống hối lộ của Mỹ và của Anh có những quy định áp dụng với các công ty có liên hệ tới nước họ, kể cả khi việc hối lộ diễn ra ở nước thứ ba. Nếu bạn là nhà cung cấp hay đối tác của một công ty như vậy, công ty đó sẽ đòi bạn cam kết không hối lộ và có quyền kiểm tra.
Nhiều hợp đồng với khách lớn nước ngoài có điều khoản chống hối lộ, cho phép họ chấm dứt hợp đồng ngay nếu phát hiện vi phạm. Đây không phải điều khoản trang trí.
Phạm vi và cách áp dụng các luật này khá phức tạp, khi gặp tình huống cụ thể nên hỏi luật sư có chuyên môn.
Tự bảo vệ bằng sự minh bạch
Cách tự bảo vệ tốt nhất là mọi khoản chi liên quan tới khách hàng đều có chứng từ, có lý do kinh doanh rõ ràng, và bạn không ngại nếu khách hay cơ quan thuế nhìn thấy.
Viết ra một chính sách đơn giản cho công ty: quà tặng tối đa bao nhiêu, mời ăn thế nào là hợp lý, hoa hồng chỉ trả qua hợp đồng và tài khoản của bên môi giới. Nhân viên biết luật chơi thì không phải tự đoán.
Khi bị gợi ý những khoản không minh bạch, ghi lại và báo lên người có thẩm quyền trong công ty mình. Đừng để một nhân viên bán hàng tự xoay xở với áp lực đó.
Câu hỏi để bạn nghĩ: nếu mọi khoản chi cho khách hàng năm vừa rồi của bạn được in ra và gửi cho chính công ty khách, bạn có thấy yên tâm không?
Câu hỏi thường gặp
Trả hoa hồng cho người giới thiệu khách có hợp pháp không?
Thường là hợp pháp nếu có hợp đồng dịch vụ rõ ràng, tiền trả cho chính người hoặc công ty môi giới, có chứng từ và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Không hợp pháp khi khoản đó thực chất là để chia cho người ra quyết định bên mua.
Khách nước ngoài đòi lại quả thì làm gì?
Nên từ chối lịch sự và dứt khoát, nêu chính sách của công ty mình. Nếu người đòi là nhân viên bên mua, có thể cân nhắc báo cho cấp trên của họ, vì công ty họ thường không biết.
Tặng quà Tết cho đối tác nước ngoài có được không?
Được, nếu là quà xã giao giá trị nhỏ, tặng công khai. Nên tìm hiểu chính sách nhận quà của công ty đối tác để không làm khó họ.
Luật chống hối lộ nước ngoài có áp dụng với doanh nghiệp Việt Nam không?
Tuỳ trường hợp, nếu doanh nghiệp có liên hệ với các công ty hoặc thị trường thuộc phạm vi điều chỉnh của luật đó. Doanh nghiệp nên hỏi luật sư khi làm việc với khách lớn có điều khoản chống hối lộ.
Phí bôi trơn nhỏ để làm thủ tục nhanh có sao không?
Đây là vùng rủi ro cao. Pháp luật Việt Nam cấm đưa hối lộ dưới mọi hình thức, và nhiều công ty nước ngoài cấm tuyệt đối các khoản như vậy. Cách an toàn là không làm và chỉ trả các phí chính thức có biên lai.
