Vận đơn đường biển là chứng từ hãng tàu hoặc người chuyên chở phát hành khi nhận hàng để chở. Nó vừa là biên lai xác nhận đã nhận hàng, vừa là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở, và với vận đơn gốc theo lệnh thì còn là giấy tờ đại diện cho quyền nhận hàng: ai cầm bản gốc hợp lệ thì người đó nhận được hàng ở cảng đến.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Trong cả bộ chứng từ xuất khẩu, tờ vận đơn là thứ người buôn lâu năm cầm lên tay cẩn thận nhất. Nó nhỏ, nhưng quyết định ai được lấy cả container hàng ở đầu bên kia. Tập này mình nói vì sao.
Ba chức năng của một tờ vận đơn
Chức năng thứ nhất là biên lai. Hãng tàu xác nhận đã nhận bao nhiêu kiện, bao nhiêu container, số niêm phong nào, tình trạng bên ngoài ra sao. Nếu tới nơi thiếu kiện, vận đơn là bằng chứng hàng đã được giao cho người chở.
Chức năng thứ hai là bằng chứng hợp đồng chuyên chở. Mặt sau vận đơn thường in các điều khoản chở hàng của hãng tàu, quy định trách nhiệm và giới hạn bồi thường.
Chức năng thứ ba, quan trọng nhất với người buôn, là chứng từ đại diện cho hàng. Với vận đơn gốc phát hành theo lệnh, hàng sẽ được giao cho người xuất trình bản gốc hợp lệ, và vận đơn có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu, tức là ký vào mặt sau để chuyển quyền cho người khác.
Nhờ chức năng thứ ba mà hàng hoá đang nằm giữa biển vẫn có thể được bán đi bán lại, được dùng làm tài sản bảo đảm với ngân hàng. Một tờ giấy thay mặt cho cả con tàu hàng.
Vì sao gửi vận đơn gốc trước khi nhận tiền là liều?
Hãy hình dung bạn bán theo kiểu khách trả tiền khi nhận được chứng từ. Tàu chạy, bạn cầm bộ vận đơn gốc. Nếu bạn vội gửi cho khách vì tin họ, khách có thể ra cảng nhận hàng ngay mà chưa trả đồng nào.
Lúc đó bạn chỉ còn một khoản nợ ở nước ngoài, đòi được hay không tuỳ vào thiện chí của khách và sức của luật pháp hai nước. Với khách lâu năm, đáng tin, có người vẫn làm vậy. Với khách mới, đây là cánh cửa mở toang.
Cách an toàn hơn là giữ vận đơn gốc cho tới khi tiền về, hoặc gửi qua ngân hàng theo phương thức nhờ thu hay thư tín dụng, để ngân hàng chỉ giao chứng từ khi khách trả tiền hoặc chấp nhận trả.
Cũng có cách gọi là điện giao hàng: người gửi nộp lại vận đơn gốc ở đầu đi, hãng tàu báo cho đầu đến giao hàng mà không cần bản gốc. Cách này nhanh, nhưng chỉ nên làm khi đã nhận đủ tiền, vì một khi đã điện đi thì bạn mất quyền giữ hàng.
Vận đơn sạch và những ghi chú làm hỏng việc
Vận đơn sạch là vận đơn không có ghi chú nào của hãng tàu nói rằng hàng hay bao bì có khuyết tật. Nếu thùng hàng móp méo, rách, ướt khi giao cho tàu, hãng tàu có thể ghi chú lên vận đơn, và nó trở thành vận đơn không sạch.
Một vận đơn có ghi chú khuyết tật thường bị ngân hàng từ chối khi thanh toán bằng thư tín dụng, vì hầu hết thư tín dụng đòi vận đơn sạch. Người mua cũng có lý do để nghi ngờ lô hàng.
Cách phòng là đóng gói chắc chắn và kiểm tra tình trạng hàng ngay lúc giao. Có trường hợp người gửi hàng xin hãng tàu phát hành vận đơn sạch kèm cam kết bồi thường riêng, nhưng đó là vùng xám về pháp lý, nhiều luật sư khuyên không nên làm.
Ngoài ra hãy kiểm từng chữ trên bản nháp vận đơn trước khi hãng tàu phát hành: tên người gửi, người nhận, người được thông báo, cảng, mô tả hàng, số container, số niêm phong. Sửa ở bản nháp thì miễn phí, sửa sau khi phát hành thì tốn phí và tốn thời gian.
Vận đơn của hãng tàu và vận đơn của đại lý khác gì?
Khi bạn đi qua một đại lý giao nhận, có thể có hai tầng vận đơn. Hãng tàu phát hành vận đơn cho đại lý, gọi là vận đơn chủ. Đại lý phát hành vận đơn của họ cho bạn, gọi là vận đơn thứ cấp. Bạn cầm vận đơn của đại lý.
Điều này không xấu, nhất là với hàng lẻ ghép, đại lý gom hàng nhiều chủ thì bắt buộc như vậy. Nhưng bạn cần hiểu người chịu trách nhiệm trực tiếp với bạn là đại lý, nên chọn đại lý uy tín và có mạng lưới đại diện tốt ở cảng đến.
Ngoài vận đơn còn có giấy gửi hàng đường biển, không có chức năng chứng từ đại diện cho hàng, hàng được giao cho người nhận ghi trên giấy mà không cần xuất trình bản gốc. Loại này hợp với giao dịch giữa các bên tin nhau hoặc giữa các công ty cùng tập đoàn.
Chọn loại chứng từ nào là quyết định gắn với cách thanh toán, nên bàn cùng lúc khi đàm phán hợp đồng.
Lỡ mất vận đơn gốc thì làm sao?
Mất vận đơn gốc theo lệnh là chuyện phiền, vì hãng tàu không thể giao hàng cho bất kỳ ai không xuất trình được bản gốc, nếu không họ có thể phải bồi thường cho người cầm bản gốc thật xuất hiện sau đó.
Thông thường hãng tàu sẽ đòi người nhận cam kết bồi thường, và nhiều trường hợp đòi kèm bảo lãnh của ngân hàng với giá trị lớn, kéo dài một thời gian. Trong lúc làm thủ tục, phí lưu container và lưu bãi vẫn chạy.
Cách phòng đơn giản: gửi chứng từ bằng dịch vụ chuyển phát có theo dõi, giữ bản chụp đầy đủ, và cân nhắc chia bộ vận đơn gốc gửi thành hai đợt theo thoả thuận với người mua hoặc ngân hàng.
Câu hỏi cuối cho bạn: trong công ty mình, ai đang giữ vận đơn gốc của lô hàng sắp tới, và người đó có biết tờ giấy ấy đáng giá bằng cả container không?
Câu hỏi thường gặp
Một bộ vận đơn gốc thường có mấy bản?
Thường hãng tàu phát hành một bộ gồm nhiều bản gốc, phổ biến là ba bản, kèm các bản sao. Khi một bản gốc đã được dùng để nhận hàng, các bản gốc còn lại hết giá trị.
Ký hậu vận đơn là gì?
Là việc người đang có quyền theo vận đơn ký vào mặt sau để chuyển quyền nhận hàng cho người khác. Cách này chỉ áp dụng cho vận đơn theo lệnh, không áp dụng cho vận đơn đích danh hay giấy gửi hàng.
Điện giao hàng có an toàn cho người bán không?
Chỉ an toàn khi người bán đã nhận đủ tiền. Một khi đã đề nghị giao hàng không cần bản gốc, người bán mất quyền kiểm soát hàng ở cảng đến.
Hàng đi máy bay có vận đơn không?
Có, hàng không dùng vận đơn hàng không. Khác với vận đơn đường biển theo lệnh, vận đơn hàng không thường không phải chứng từ đại diện cho quyền nhận hàng, hàng được giao cho người nhận ghi trên đó.
Ngày trên vận đơn quan trọng thế nào?
Ngày hàng lên tàu ghi trên vận đơn dùng để xác định người bán có giao hàng đúng hạn không, và rất quan trọng khi thanh toán bằng thư tín dụng vì thường có hạn giao hàng cuối cùng.
