Một lô hàng xuất khẩu đầu tiên thường đi qua sáu chặng nối nhau: chốt đơn và ký hợp đồng, chuẩn bị hàng cùng bộ chứng từ, đặt chỗ trên tàu hoặc máy bay, khai báo hải quan, đưa hàng lên phương tiện vận chuyển, rồi gửi chứng từ cho người mua để nhận tiền. Mỗi chặng phụ thuộc chặng trước, nên trễ một chỗ là trễ cả lô.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Nếu bạn đang có một khách nước ngoài vừa gật đầu và trong bụng vừa mừng vừa run, tập này dành cho bạn. Mình sẽ đi qua từng chặng, nói thẳng chỗ nào người mới hay vấp, và chỗ nào nên nhờ người có nghề.
Chặng một: chốt đơn sao cho về sau đỡ cãi nhau?
Đơn hàng xuất khẩu đầu tiên thường được chốt qua thư điện tử và tin nhắn, rất dễ để lại những chỗ mơ hồ. Bao bì thế nào, mỗi thùng bao nhiêu sản phẩm, in nhãn tiếng gì, giao ở đâu, ai trả cước tàu, trả tiền khi nào. Câu nào chưa nói rõ thì về sau sẽ thành câu cãi nhau.
Cách an toàn là gom tất cả vào một bản xác nhận đơn hàng hoặc hợp đồng, cả hai bên cùng ký. Có ba thứ đừng bao giờ bỏ trống: điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và mô tả chất lượng kèm mẫu đối chứng.
Người mới hay ngại hỏi nhiều vì sợ khách nghĩ mình thiếu kinh nghiệm. Thật ra khách chuyên nghiệp lại yên tâm hơn khi thấy bạn hỏi kỹ. Người hỏi kỹ ở đầu là người ít gây rắc rối ở cuối.
Mẹo nhỏ là chụp ảnh và giữ lại một mẫu đã được khách duyệt, niêm phong, ghi ngày. Khi có tranh cãi về chất lượng, mẫu đó là trọng tài im lặng.
Chặng hai: chuẩn bị hàng và bộ chứng từ gồm những gì?
Song song với sản xuất là chuẩn bị chứng từ. Bộ cơ bản thường có hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói ghi rõ từng thùng chứa gì và nặng bao nhiêu, hợp đồng, và tuỳ mặt hàng, tuỳ nước mua mà cần thêm giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng.
Chỗ hay vấp là các con số không khớp nhau. Hoá đơn ghi một trọng lượng, phiếu đóng gói ghi một trọng lượng khác, tờ khai hải quan lại khác nữa. Hải quan nước mua hay ngân hàng nhìn thấy chênh lệch là có lý do để giữ hàng hoặc từ chối thanh toán.
Cách làm của người có nghề là lập một bảng gốc cho lô hàng, mọi chứng từ đều lấy số từ bảng gốc đó. Ai sửa gì thì sửa ở bảng gốc, rồi in lại tất cả.
Danh mục chứng từ cụ thể nên hỏi chính khách hàng và đại lý giao nhận ngay từ đầu, vì mỗi nước, mỗi mặt hàng đòi một bộ khác nhau, và quy định có thể đổi theo thời gian.
Chặng ba và bốn: đặt chỗ vận chuyển và khai hải quan
Nếu bạn chịu trách nhiệm thuê tàu, bạn sẽ làm việc với hãng tàu hoặc thường hơn là với một đại lý giao nhận vận tải. Họ đặt chỗ, báo lịch tàu chạy, ngày cuối nhận hàng và ngày cuối nộp thông tin chứng từ. Bỏ lỡ một mốc là hàng phải chờ chuyến sau.
Khai hải quan hàng xuất ở Việt Nam hiện làm qua hệ thống điện tử. Doanh nghiệp tự khai được nếu có người nắm nghiệp vụ, hoặc thuê đại lý làm thủ tục hải quan. Lần đầu, nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn thuê để học cách làm từ người có nghề.
Tờ khai sẽ được phân luồng, nói nôm na là hệ thống quyết định lô hàng được thông qua ngay, phải kiểm tra giấy tờ, hay phải kiểm tra thực tế hàng. Hàng bị kiểm tra thực tế thì cần thêm thời gian, nên đừng hẹn khách sát nút.
Mỗi loại hàng có thủ tục riêng, có mặt hàng cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành trước khi xuất. Lô đầu tiên, hãy hỏi cơ quan hải quan hoặc đại lý thủ tục thật kỹ từ trước khi sản xuất xong.
Chặng năm và sáu: giao hàng lên tàu rồi nhận tiền
Hàng đóng vào container tại xưởng hoặc tại kho của đại lý, kéo ra cảng, thông quan, rồi lên tàu. Sau khi tàu chạy, hãng tàu hoặc đại lý phát hành vận đơn, tờ giấy xác nhận hàng đã lên tàu và thường là chứng từ để người mua nhận hàng ở cảng đến.
Tới đây mới là chặng tiền. Tuỳ cách thanh toán đã thoả thuận, bạn gửi bộ chứng từ trực tiếp cho người mua, hoặc nộp qua ngân hàng. Chứng từ sai hoặc thiếu là tiền về chậm, có khi về thiếu.
Một sai lầm hay gặp là gửi vận đơn gốc cho khách trước khi nhận đủ tiền, trong khi hợp đồng là trả tiền sau khi có chứng từ. Gửi đi rồi thì khách có thể nhận hàng mà bạn chưa có đồng nào.
Hãy lập một bảng theo dõi từ ngày ký hợp đồng tới ngày tiền về tài khoản. Lô đầu tiên thường dài hơn bạn tưởng, và ghi lại thì lô sau bạn biết mình cần bao nhiêu ngày.
Người mới nên tự làm khâu nào, nhờ khâu nào?
Khâu bạn nên tự nắm là hợp đồng, chất lượng hàng và tiền. Đó là những chỗ mà sai một chút là mất khách hoặc mất tiền, và không ai lo cho bạn bằng chính bạn.
Khâu nên nhờ người có nghề lúc đầu là vận chuyển và thủ tục hải quan. Một đại lý giao nhận tốt sẽ chỉ cho bạn từng bước, nhắc mốc thời gian, và gỡ rối khi lô hàng gặp chuyện ở cảng. Chi phí thuê thường rẻ hơn nhiều so với tiền phạt vì làm sai.
Nhưng nhờ không có nghĩa là giao trắng. Hãy hỏi họ giải thích từng việc, xin bản sao mọi chứng từ, và ghi chép lại. Tới lô thứ năm, thứ mười, bạn sẽ hiểu đủ để tự quyết định khâu nào giữ, khâu nào tiếp tục thuê.
Lô đầu tiên không cần hoàn hảo. Nó cần về đúng hẹn, đúng chất lượng, và tiền về đủ. Làm được ba điều đó, bạn đã có một khách để bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có xuất khẩu ngay được không?
Thường là được nếu ngành nghề đăng ký phù hợp và mặt hàng không thuộc diện cần giấy phép riêng. Cách chắc chắn nhất là hỏi cơ quan hải quan hoặc đại lý làm thủ tục về đúng mặt hàng của mình trước khi nhận đơn.
Hoá đơn thương mại khác hoá đơn giá trị gia tăng thế nào?
Hoá đơn thương mại là chứng từ gửi người mua nước ngoài, ghi hàng hoá, số lượng, đơn giá và điều kiện giao hàng. Hoá đơn trong nước thì theo quy định thuế của Việt Nam. Cách lập cho hàng xuất khẩu nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Đại lý giao nhận vận tải làm những việc gì?
Họ đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng bay, sắp xếp kéo container, có thể kiêm làm thủ tục hải quan, theo dõi lô hàng và chuyển chứng từ. Nói gọn là người lo cho hàng đi đúng đường, đúng giờ.
Mất bao lâu để hoàn tất một lô xuất khẩu đầu tiên?
Không có con số chung vì phụ thuộc mặt hàng, thời gian sản xuất, lịch tàu và thủ tục kiểm tra. Lô đầu thường lâu hơn các lô sau vì còn nhiều thứ phải hỏi và chuẩn bị lần đầu.
Có nên nhận đơn xuất khẩu nhỏ để làm quen không?
Một đơn nhỏ giúp bạn chạy thử toàn bộ quy trình với rủi ro thấp, nên rất đáng làm. Chỉ cần tính kỹ vì chi phí cố định như thủ tục, kéo hàng có thể làm đơn nhỏ ít lãi hơn bạn nghĩ.
