Gửi hàng mẫu ra nước ngoài được việc khi làm đủ ba điều: mẫu phải đúng như hàng bạn sẽ sản xuất hàng loạt, giấy tờ gửi phải khai đúng là hàng mẫu để không bị giữ ở biên giới, và bạn phải giữ lại ở nhà một mẫu y hệt làm đối chứng. Gửi mẫu đẹp hơn thực lực là tự gài bẫy cho đơn hàng sau.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Hàng mẫu là lời chào hàng cầm nắm được. Khách nước ngoài chưa từng gặp bạn, chưa từng tới xưởng, nên gói mẫu chính là lần đầu họ chạm vào bạn. Tập này mình nói về những việc nhỏ quanh gói mẫu mà nhiều người làm qua loa.
Chọn mẫu thế nào cho đúng thực lực?
Cám dỗ lớn nhất là làm một mẫu thật đẹp, chọn nguyên liệu tốt nhất, giao cho thợ giỏi nhất, chăm chút từng đường nét. Khách mê, đặt hàng, rồi lô hàng thật không bao giờ đẹp được như mẫu. Lúc đó khách thấy bị lừa dù bạn không cố ý.
Mẫu tốt là mẫu lấy từ chính quy trình sản xuất bình thường, hoặc làm với đúng nguyên liệu và đúng tay nghề sẽ dùng cho hàng loạt. Nếu có điểm nào mẫu chưa đạt, hãy nói trước trong thư gửi kèm.
Gửi kèm một tờ thông số rõ ràng: chất liệu, kích thước, trọng lượng, quy cách đóng gói dự kiến, thời gian sản xuất, số lượng tối thiểu cho một đơn. Khách ở xa không hỏi được ngay, nên thứ gì họ cần biết hãy nói sẵn.
Nếu khách là người mua chuyên nghiệp, họ sẽ đem mẫu đi kiểm nghiệm hoặc so với hàng của nhà cung cấp khác. Mẫu trung thực sẽ thắng về lâu dài hơn mẫu được làm màu.
Giữ mẫu đối chứng để làm gì?
Mỗi lần gửi mẫu, hãy làm ít nhất hai cái giống nhau. Một cái gửi đi, một cái giữ lại, dán nhãn ghi ngày gửi, tên khách, mã mẫu, và nếu được thì niêm phong. Khi khách duyệt mẫu, ghi thêm ngày duyệt.
Mẫu đối chứng là trọng tài khi có tranh chấp chất lượng. Khách nói hàng giao về khác mẫu, bạn lấy mẫu lưu ra so. Không có mẫu lưu, mọi lời qua lại chỉ là trí nhớ của hai bên.
Với hàng có màu sắc như vải, gốm, sơn, mẫu lưu càng quan trọng, vì màu dưới ánh đèn mỗi nơi một khác, ảnh chụp không đủ làm bằng chứng. Nhiều nhà xuất khẩu còn ghi rõ trong hợp đồng là chất lượng hàng theo mẫu đã duyệt.
Cất mẫu lưu ở chỗ khô ráo, tránh nắng, để màu không phai và chất liệu không đổi. Một mẫu lưu bị mốc thì cũng chẳng làm trọng tài được.
Gửi mẫu qua chuyển phát quốc tế cần khai báo gì?
Gói mẫu thường đi qua các hãng chuyển phát nhanh quốc tế hoặc bưu chính. Gói hàng vẫn phải qua hải quan hai đầu, nên tờ khai gửi kèm cần ghi đúng tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích là hàng mẫu.
Khai giá trị quá thấp để né thuế là cách dễ làm gói hàng bị giữ lại để làm rõ. Khai quá cao thì người nhận có thể phải nộp thuế không đáng. Hãy khai trung thực, và hỏi hãng chuyển phát về quy định của nước nhận đối với hàng mẫu.
Một số mặt hàng có quy định riêng ngay cả khi chỉ là mẫu: thực phẩm, mỹ phẩm, hạt giống, sản phẩm từ động vật, hàng có pin, chất lỏng. Có thứ bị cấm gửi, có thứ cần giấy tờ. Đừng để khách chờ cả tuần rồi mới biết gói mẫu bị trả về.
Ghi số theo dõi gói hàng vào thư báo cho khách, và hỏi lại khi khách nhận được. Một gói mẫu thất lạc không ai hỏi là một cơ hội lặng lẽ biến mất.
Ai trả tiền mẫu và cước gửi?
Không có luật chung. Với mẫu nhỏ, rẻ, nhiều nhà xuất khẩu tặng mẫu và tự trả cước như một khoản chi tiếp thị. Với mẫu đắt hoặc làm riêng theo yêu cầu, việc thu phí là bình thường.
Một cách hay dùng là thu phí mẫu rồi trừ lại vào đơn hàng đầu tiên nếu khách đặt. Khách nghiêm túc thường đồng ý, còn người chỉ đi gom mẫu miễn phí thì sẽ tự rút lui. Đây cũng là cách lọc khách.
Với cước chuyển phát, có thể đề nghị khách cung cấp tài khoản chuyển phát của họ để gửi theo hình thức người nhận trả cước. Khách lớn thường có sẵn tài khoản như vậy.
Hãy cẩn thận với những yêu cầu xin mẫu số lượng lớn, nhiều mẫu mã, không trả phí, từ một người chưa rõ danh tính. Có trường hợp đó là cách lấy hàng miễn phí hoặc lấy mẫu đi sao chép.
Sau khi gửi mẫu thì theo đuổi khách thế nào?
Khách nhận mẫu xong thường im lặng một thời gian vì còn đánh giá, so sánh, hỏi ý cấp trên. Đừng vì sốt ruột mà gửi thư hối thúc mỗi ngày. Hẹn trước một mốc, chẳng hạn hỏi lại sau khoảng một đến hai tuần, rồi giữ đúng hẹn.
Khi hỏi lại, đừng chỉ hỏi anh thấy mẫu thế nào. Hãy hỏi những câu giúp khách trả lời dễ: mẫu có đáp ứng thông số anh cần chưa, có điểm nào cần chỉnh, bên anh dự kiến số lượng bao nhiêu cho đơn thử.
Nếu khách góp ý sửa, hãy sửa nhanh và gửi lại mẫu mới kèm bảng ghi rõ đã sửa gì. Tốc độ phản hồi ở giai đoạn này thường được khách nhớ lâu hơn cả giá.
Và nếu khách nói không, hãy hỏi lịch sự vì sao. Một lời từ chối có lý do là bài học miễn phí cho lần chào hàng sau.
Câu hỏi thường gặp
Hàng mẫu gửi đi có phải nộp thuế không?
Tuỳ quy định của nước nhận và giá trị khai báo, hàng mẫu có thể được miễn hoặc vẫn phải nộp thuế. Nên hỏi hãng chuyển phát hoặc khách hàng về quy định cụ thể của nước họ.
Có nên gửi mẫu cho khách chưa từng giao dịch không?
Nên gửi nếu đã trao đổi đủ để thấy khách có nhu cầu thật và thông tin công ty rõ ràng. Với yêu cầu mơ hồ hoặc đòi nhiều mẫu miễn phí, nên thu phí mẫu hoặc tìm hiểu thêm trước.
Mẫu thực phẩm gửi ra nước ngoài cần lưu ý gì?
Nhiều nước có quy định chặt với thực phẩm, kể cả hàng mẫu, có thể cần giấy tờ kiểm dịch hoặc bị cấm một số loại. Phải kiểm tra quy định của nước nhận và hỏi hãng chuyển phát trước khi gửi.
Mẫu duyệt và mẫu chào hàng khác nhau thế nào?
Mẫu chào hàng là mẫu giới thiệu để khách cân nhắc. Mẫu duyệt là mẫu khách đã xác nhận đồng ý, làm chuẩn chất lượng cho đơn hàng sắp sản xuất, nên phải được lưu đối chứng cẩn thận.
Khách duyệt mẫu qua ảnh có được không?
Với hàng đơn giản thì có thể, nhưng với hàng có màu sắc, chất liệu hay cảm giác cầm nắm, ảnh không đủ để làm chuẩn. Tốt nhất vẫn là mẫu thật được hai bên xác nhận và mỗi bên giữ một cái.
