Đi hội chợ quốc tế chỉ có kết quả khi bạn chuẩn bị từ trước vài tháng và theo đuổi ngay sau khi về. Phần lớn đơn hàng từ hội chợ không đến từ người tình cờ ghé gian hàng, mà đến từ những khách mục tiêu được hẹn trước, những cuộc gặp được ghi chép kỹ, và những bức thư theo đuổi gửi trong vài ngày đầu sau hội chợ.
Chào bạn, đây là Nhà Thương Gia. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ ra khoản tiền lớn cho một chuyến hội chợ nước ngoài, về nhà với một xấp danh thiếp và không có đơn nào. Tập này mình nói vì sao chuyện đó hay xảy ra và làm sao để chuyến đi đáng đồng tiền.
Chọn hội chợ nào?
Có hội chợ tổng hợp, có hội chợ chuyên ngành. Với doanh nghiệp nhỏ, hội chợ chuyên ngành thường hiệu quả hơn, vì người tới đó là người mua đúng mặt hàng của bạn: nhà nhập khẩu, nhà bán lẻ, nhà thiết kế trong ngành.
Trước khi đăng ký, hãy tìm hiểu: hội chợ có bao nhiêu khách thăm là người mua chuyên nghiệp, họ đến từ thị trường nào, đối thủ của mình có tham gia không. Hỏi những doanh nghiệp đã từng đi để biết kinh nghiệm thật.
Các cơ quan xúc tiến thương mại và hiệp hội ngành hàng thường tổ chức gian hàng chung quốc gia, có hỗ trợ một phần chi phí. Đây là cách tốt để doanh nghiệp nhỏ đi lần đầu.
Cũng có thể đi tham quan hội chợ trước một lần để quan sát, trước khi quyết định thuê gian hàng. Chi phí thấp hơn nhiều, và bạn học được cách người khác làm.
Chuẩn bị trước vài tháng
Việc quan trọng nhất trước hội chợ là hẹn gặp. Tìm danh sách khách mục tiêu, có khi ban tổ chức có công cụ kết nối, gửi thư giới thiệu ngắn và mời họ ghé gian hàng vào một khung giờ cụ thể. Một lịch hẹn kín là nửa thành công.
Chọn mẫu mang theo kỹ lưỡng. Đừng mang tất cả mọi thứ, hãy mang những sản phẩm tốt nhất, hợp thị trường đó nhất, và có thể sản xuất ổn định. Gian hàng chật kín hàng hoá thường rối mắt.
Chuẩn bị tài liệu: catalogue gọn gàng, bảng thông số, thông tin về năng lực sản xuất, chứng nhận. Chuẩn bị sẵn khung giá và điều kiện cơ bản để trả lời khi khách hỏi, nhưng không nhất thiết in bảng giá phát cho mọi người.
Người đứng gian hàng phải nói được ngoại ngữ, hiểu sản phẩm và có quyền trả lời những câu hỏi cơ bản về giá và điều kiện. Mang theo người chỉ biết mỉm cười thì khách sẽ đi qua.
Tại hội chợ: đón khách và ghi chép
Đứng gian hàng, đừng ngồi cắm mặt vào điện thoại. Chào khách đi qua, hỏi một câu mở: anh chị đang tìm loại sản phẩm nào. Câu hỏi giúp lọc ra ai là người mua thật.
Sau mỗi cuộc trò chuyện, ghi ngay vào mặt sau danh thiếp hoặc vào sổ: khách quan tâm sản phẩm nào, số lượng ước tính, thị trường bán, đã hứa gửi gì, mức độ quan tâm. Sau ba ngày gặp hàng trăm người, không ai nhớ nổi nếu không ghi.
Phân loại khách ngay trong ngày: khách nóng có nhu cầu cụ thể, khách ấm còn tìm hiểu, khách lạnh chỉ ghé xem. Mỗi nhóm cần cách theo đuổi khác nhau.
Tranh thủ đi xem các gian hàng khác, cả đối thủ lẫn ngành liên quan. Hội chợ là nơi học xu hướng, giá cả, cách trình bày nhanh nhất.
Sau hội chợ: tuần đầu quyết định tất cả
Nhiều doanh nghiệp về nhà nghỉ ngơi, đợi một hai tuần mới gửi thư. Khi đó khách đã nhận hàng chục thư từ các nhà cung cấp khác và đã quên bạn là ai.
Hãy gửi thư theo đuổi trong vài ngày đầu, cá nhân hoá theo nội dung đã trao đổi: cảm ơn anh chị đã ghé gian hàng, như đã bàn về mẫu này, bên em gửi kèm báo giá và thông số. Đính kèm ảnh sản phẩm khách quan tâm để họ nhớ ra.
Với khách nóng, gửi mẫu hoặc báo giá ngay. Với khách ấm, giữ liên lạc đều đặn bằng thông tin hữu ích. Với khách lạnh, thêm vào danh sách gửi tin định kỳ.
Theo dõi kết quả: bao nhiêu khách gặp, bao nhiêu báo giá gửi đi, bao nhiêu đơn sau vài tháng. Con số đó giúp bạn quyết định có nên đi hội chợ đó lần sau không.
Kiên nhẫn với kết quả
Đơn hàng từ hội chợ thường không đến ngay. Khách cần thời gian đặt mẫu, kiểm tra, so sánh, xin duyệt nội bộ. Có đơn đến sau nhiều tháng, có khách chỉ đặt sau khi thấy bạn tham gia hội chợ năm thứ hai, thứ ba.
Việc xuất hiện đều đặn ở cùng một hội chợ cho khách thấy bạn nghiêm túc và ổn định. Nhiều người mua có thói quen chờ xem nhà cung cấp mới có quay lại không.
Vì vậy hãy tính chi phí hội chợ như một khoản đầu tư nhiều năm, không phải chi phí để có đơn ngay. Nếu tài chính chưa cho phép đi đều, chọn một hội chợ trọng tâm thay vì đi rải rác nhiều nơi.
Câu hỏi cho bạn: nếu bắt đầu chuẩn bị cho hội chợ tiếp theo ngay hôm nay, danh sách mười khách bạn muốn hẹn gặp nhất là những ai?
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có nên đi hội chợ nước ngoài không?
Có, nếu đã có sản phẩm ổn định và năng lực đáp ứng đơn xuất khẩu. Lần đầu có thể đi cùng gian hàng chung của hiệp hội hoặc đi tham quan trước để giảm chi phí.
Hội chợ trong nước có giúp tìm khách nước ngoài không?
Có. Nhiều hội chợ quốc tế tổ chức tại Việt Nam thu hút người mua nước ngoài, chi phí thấp hơn đi nước ngoài. Đây là bước khởi đầu tốt.
Có nên in bảng giá phát tại hội chợ không?
Nhiều doanh nghiệp không in bảng giá phát đại trà để tránh đối thủ thu thập, mà báo giá riêng sau khi hiểu nhu cầu khách. Tuy vậy nên có khung giá sẵn để trả lời khi khách hỏi.
Làm sao biết hội chợ nào phù hợp?
Xem thông tin về số lượng và nguồn gốc người mua, ngành hàng trọng tâm, hỏi doanh nghiệp đã tham gia, và hỏi các cơ quan xúc tiến thương mại. Đi tham quan trước một lần là cách kiểm chứng tốt nhất.
Hội chợ trực tuyến có hiệu quả không?
Có thể giúp tiếp cận khách với chi phí thấp, nhưng khó thay thế việc khách cầm nắm sản phẩm và gặp mặt. Nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai.
